Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.
10 главных принципов планирования
- Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
- Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
- Подберите подходящие циклы работы и отдыха.
Например:
- 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
- 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.
Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе.
Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.
ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.
- Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
- Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
- По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
- Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
- Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
- Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.
КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.
- Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.
Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.
Учимся планировать на неделю, месяц вперед
Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.
Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.
- Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.
- Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.
Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.
Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:
- намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
- сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
- на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
- детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.
КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.
Что делать, когда у вас завал на службе?
Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.
Пошаговое руководство для ликвидации завалов:
- Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
- Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
- Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
- Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
- Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
- Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
- Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
- Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.
ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!
Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.
Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.
Как найти время, чтобы заняться домашними делами?
Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.
Приготовление пищи
Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.
- Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
- Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
- Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
- Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
- Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.
Уборка
Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.
- Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
- Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
- Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.
Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.
СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.
Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.
Советы психолога
Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.
- Высыпайтесь. Это одна из ваших главных задач. 7-8-ми часовой сон необходим для хорошего самочувствия и сохранения здоровья.
ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.
- Не пропускайте завтрак. Чашка кофе поможет взбодриться, но не насытит. Мозговая деятельность стимулируется питательными веществами, не заставляйте мозг голодать.
- Обеспечьте себе хорошее настроение с самого утра. Не читайте новости, не смотрите телевизор перед работой. Приятная музыка, легкая гимнастика, вкусный завтрак настроят вас на продуктивный день. Утром можно даже заниматься спортом без ущерба для службы.
- Соцсети поглощают вашу энергию в огромных количествах. В результате уменьшается способность фокусироваться на важном, творчески мыслить. Откажитесь от соцсетей на несколько дней и вы удивитесь, насколько выросла продуктивность работы. Почитайте также статью про то, как не отвлекаться на интернет.
- Помните, вам нужно планировать день не для того, чтобы все время работать, а для того, чтобы иметь баланс, жить полноценной жизнью. Не забывайте планировать отдых, занятия фитнесом, прогулки. В конце концов, вспомните про личную жизнь.
Тайм-менеджмент для учёбы
Абитуриенты и студенты, время от времени спрашивают в соцсетях Адукара, как не загнуться от нагрузки в школе или университете.
Также часто приходит вопросы типа «как совмещать учёбу и хобби», «как выйти из состояния „не знаю, за что хвататься“». Кажется пора устроить путешествие по волшебному миру тайм-менеджмента.
Расскажем о нескольких способах управления временем, которые помогут тебе планировать свой день с умом и всё успевать.
Тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования
5 советов по тайм-менеджменту
№ 1. Планируй
Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день.
Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно. Не забывай вычёркивать выполненные задачи.
Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма. Для удобства можно пользоваться таск-менеджерами. Например, Asana, Trello, ToDo и другими.
№ 2. Расставляй приоритеты
Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок.
Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка.
Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.
Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.
Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.
34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов
№ 3. Съешь лягушку
В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.
«Слоны», «лягушки», «единороги». Забавный тайм-менеджмент, который научит доводить начатое до конца
№ 4. Расчисти пространство
До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.
№ 5. Соблюдай равновесие
Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Эмоциональное напряжение — следствие невыполненных дел.
Оно уменьшает производительность, приводит к утомлению и апатии. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму.
Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.
На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:
Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.
Спасибо, что дочитал до конца. Мы рады, что были полезны. Чтобы получить больше информации, посмотри ещё:
- Каталог учебных заведений Адукар
- Курсы подготовки к ЦТ 2022
- Как сдать ЦТ 2022 на 80 плюс баллов: абитуриенты 2021 делятся советами
Как правильно организовать работу, чтобы все успевать, советы по организации рабочего дня | GeekBrains – образовательный портал
Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.
Правила планирования времени
Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:
- Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
- Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
- Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
- Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
- Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.
Как правильно организовать рабочий день
Метод Франческо Чирилло
Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.
Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.
Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.
Метод Дэвида Аллена
Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.
Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.
Метод Айви Ли
Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.
Метод Райдера Кэрролла
Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела.
Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время.
Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.
Метод Тима Ферриса
Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!
При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.
Метод Марка Твена
Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.
Метод Бенджамина Франклина
Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».
Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.
Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:
- Глобальная цель.
- План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
- План на ближайшие 3–5 лет.
- Планы на год и месяц.
- Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.
В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.
Метод Стивена Кови
Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:
- Быть инициативным, искать возможности.
- Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
- Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
- Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
- Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
- Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
- Понимать, что предпринимать сначала.
Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.
35 способов Как много успевать и Как всё успеть сделать за один день
Иногда кажется, будто мы живем в мире идеально продуктивных людей, которые прошли специальный тренинг «Тайм-менеджмент для гениев», поняли, как все успеть за один день и делать много дел, а ты в это время в очереди за хлебом стоял. И теперь можешь только хлопать ресницами и недоумевать, как люди все успевают. А потом вздыхать и идти гуглить «как все успевать». Ну, или хотя бы «как успевать много, больше, чем сейчас».
Я была в этой лодке. У меня тоже был период, когда я ничего не успевала, утопала в заданиях по работе, не давала себе отдыха достаточно и вовремя, потому что «хочу много успевать, делаю недостаточно, как успевать больше — правильно, меньше отдыхать»… И да, вы угадали: потом я выгорела.
35 способов, как много успевать
Я сделала кое-какие выводы. И хочу поделиться этим с вами.
Когда вам хочется успеть многое, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день — мозг впадает в прострацию.
Он не понимает, что от него требуется, за что хвататься. Он словно стоит перед огромной горой дел и не понимает, как успеть сделать все дела за день.
И он решает «Давай сначала кофе попьем, а потом что-нибудь с этим решим. Попил кофе? А в соцсетях посидел? Со всеми коллегами поговорил? Ну, тогда давай сделаем какое-нибудь совсем маленькое дело, а то я уже устал». И вопрос «как многое успевать за день» остается без ответа.
Чтобы так не было, нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много нужно успеть. План помогает не впадать в подсознательный страх перед грудой дел, а выявить в ней два-три главных и сразу же приступать к решению.
Таким образом в конце дня вы будете усталым, но удовлетворенным, потому что успел много сделать, причем быстро, и уже понимаешь, что делать дальше, и как успевать больше и завтра тоже.
2. Составлять список дел
Чтобы успевать делать много дел и понять, как организовать свое время, чтобы все успевать, необязательно составлять точное расписание. Достаточно списка дел. Он помогает выделить главное, то, чему вы уделите основное внимание.
Важно знать, что основная задача списка дел — разгружать мозг.
Другими словами помогать ему не тратить ресурсы на удержание в памяти тысячи мелочей и планов.
Поэтому записывать нужно буквально всё — только тогда списки дел и будут работать. Об этом пишет Дэвид Аллен (David Allen), автор теории Getting Thing Done (дословно: держи дела сделанными).
3. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле
Вы наверняка уже не раз слышали о вреде многозадачности, особенно если вам много надо успеть за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать.
Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже взгляд на уведомление в телефоне — уже нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление нужно не меньше 15 минут. Поэтому отвлекаться — нерационально.
И уж тем более нерационально в погоне за желанием успевать делать много дел пытаться совместить одну задачу с другой, например, смотреть лекцию и попутно делать рабочую презентацию. В итоге вы не усвоите ничего из лекции, она будет просто шумом на фоне, и сделаете презентацию за 2-3 часа, хотя могли бы уложиться в один. Это нерациональный расход временных ресурсов.
Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы сделаете ее быстрее, меньше устанете (мозгу проще заниматься одной деятельностью, а не двумя) и быстрее сможете отдохнуть.
4. Избегайте хронофагов
То есть, пожирателей времени. Всего, что вы делаете, но оно не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.
Основной принцип работы с хронофагами: нужно заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая подводит вам к хронофагу.
- Пример: у вас есть привычка сразу после пробуждения залезать в соцсети с мыслью «только проверю новости», и в итоге застревать там на несколько часов.
- Что нужно сделать: заранее решить, что вы либо не будете заходить в соцсети, либо, если это произошло, проведете там не больше десяти минут (можно поставить таймер).
- Принцип здесь следующий: в хронофаг вы проваливаетесь, потому что вашему мозгу легче выбрать хронофаг, чем придумать, как организовать свое время, чтобы все успевать, и заниматься работой. Продумывая заранее свои действия, вы даете мозгу костыль, на который он сможет опереться и вспомнить: «Ага, я же решил в такой ситуации сделать вот это! Так и поступлю».
Никакой мистики — сплошная нейробиология и когнитивистика.
5. Разбивать большие задачи на маленькие
Большая ошибка в попытках понять, как организовать свое время, чтобы все успевать — ставить себе глобальные цели, вроде «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью».
При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут.
Эти действия нужно продумать. Составить список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и провести свой мозг по ним к конечной цели.
Такими маленькими шагами вы придете к конечному результату, даже не успев толком устать в процессе. А потом коллеги будут брать у вас консультации о том, как распределить свой день, чтобы все успеть, и льстить вашему самолюбию.
6. Используйте интервальный метод работы
Его открыл Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman), нейрофизиолог. Он выявил, что работе мозга свойственна интервальность. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.
Как планировать свой день | Топ 5 советов по планированию дня
Это самые популярные вопросы, которые задают себе люди, увлекшиеся темой тайм-менеджмента и управления своим личным временем.
В данном видео я даю ТОП 5 советов по планированию дня, которые я выделил лично для себя и стараюсь пользоваться ими ежедневно.
Вообще, навык планирования и управления своим временем — чуть ли не самый главный в жизни. Потому что то, как мы живем и то, чего мы достигли в жизни за висит от того, насколько правильно и эффективно мы управляем своим временем.
У каждого человека есть одинаковое количество времени в сутках — это 24 часа. Но каждый из нас распоряжается ими по-своему. Кто-то грамотно, а кто-то — безграмотно. Давайте же стремиться к тому, чтобы уметь эффективно планировать свое время.
Полный текст видео:
Всем привет, с Вами снова Константин Балакин. В сегодняшнем выпуске я расскажу Вам про 5 самых важных советов, которые я выделил для планирования своего дня или своей недели. Итак, если Вам интересна тема планирования, управления своим временем, то обязательно оставайтесь с нами и поехали.
Друзья, прежде чем мы перейдём к советам, я хочу акцентировать внимание на том, что без плана мы как будто бы стреляем из пушки по воробьям, или мы как будто бы с закрытыми глазами ходим по комнате и пытаемся чего-то сделать.
Те действия, которые мы можем выполнять, на самом деле могут быть не тем, что для нас действительно важно. Мы можем потратить на какую-то задачу гораздо больше времени, чем если бы мы её запланировали.
Итак, я рассказал о том, что планирование для нас очень важно, без плана мы никуда деться не сможем.
Теперь давайте я расскажу Вам про 5 советов, которые я выделил для себя и использую их повседневно при планировании своего дня или своей недели.
Итак, первый совет — обязательно пишите конкретные формулировки задач, которые Вы ставите перед собой, а не общие какие-то слова.
Например, Вы можете написать такую общую задачу, как «пообщаться с поставщиками», но на самом деле по результатам дня, когда Вы будете анализировать свою работу, непонятно, что является критерием достижения данной задачи.
Возможно, Вы позвонили поставщикам и даже с ними пообщались, узнали, как у них дела, а на самом деле Вы планировали обзвонить поставщиков, договориться с ними о каких-то важных условиях для выполнения и для улучшения своего бизнеса. Лучше, чтобы эта задача звучала, например, так: «найти, как минимум, 3-х поставщиков и договориться с ними об условиях».
Второй важный совет по планированию звучит так: «группируйте свои однотипные задачи». Наверное, Вы замечали, что на протяжении всего дня Вы выполняете однотипные задачи. Например, постоянно проверяете почту, отвечаете на какие-то звонки, делаете исходящие звонки и т.п.
Такие задачи можно объединять вместе и выполнять в определённые промежутки времени. Например, утром — в 10 часов утра, в обед — в час дня и вечером — в 4 часа вечера.
Тем самым, делая задачи одновременно и за раз, Вы экономите огромное количество времени в сравнении с тем, если бы Вы отвлекались от своих задач и постоянно проверяли бы свою почту или совершали какие-то звонки на протяжении дня.
Тем самым, группируя однотипные задачи, Вы экономите огромное количество времени в сравнении с тем, если бы Вы постоянно проверяли почту на протяжении всего дня, или делая звонки, отрываясь от каких-то важных дел.
Давайте перейдём к следующему совету (третий). Он связан с тем, что с утра мы чувствуем намного больше энергии, чем вечером.
Это и понятно — с утра мы ещё чувствуем себя хорошо, не обременены какими-то задачами, которые наваливаются на нас в течение всего дня, и чувствуем прилив энергии, которую нам нужно направить на выполнение самых важных для этого дня задач.
Те задачи, которые требуют от нас наибольшей концентрации, творческой энергии, мы должны запланировать на первую половину дня, тем самым с большей вероятностью мы выполним эти трудные задачи.
Следующий четвёртый совет звучит так: «планируйте свой день и свои задачи с учётом своих биоритмов». Как Вы знаете, все мы люди индивидуальные.
Кто-то чувствует, например, прилив энергии утром, кто-то чувствует прилив энергии после обеда, а кто-то чувствует прилив энергии даже ночью.
Поэтому, учитывая свои особенности, Вам нужно планировать задачи (творческие задачи), которые требуют какого-то вдохновения, которые требуют определённых творческих усилий, планировать в ваши промежутки времени, которые наиболее благоприятны для этого.
И последний пятый финальный совет относится к планированию отвлечений или резерва своего времени. Не надо строить идеальные планы, потому что, как Вы знаете, какой бы идеальный план Вы не построили, обязательно в него встроятся прерыватели или незапланированные задачи, которые отвлекут и сдвинут все ваши запланированные задачи немножечко в другое время.
Соответственно, учёные доказали, и по статистике в среднем доказано, что примерно 30% своего времени нужно оставлять на незапланированные задачи. Что это значит? Да всё очень просто — примерно 2-3 часа своего рабочего времени Вы должны оставлять в виде «пустого окна», которые обязательно заполнятся незапланированными задачами.
Либо Вам позвонит супруга и спросит, отвлечёт по какому-то важному вопросу, или коллега оторвёт. Или Вы будете выполнять уже какие-то задачи, которые Вы запланировали, но просто большее количество времени.
Если бы Вы не планировали этого «окна», то по факту по истечении дня Вы чувствовали бы неудовлетворение из-за того, что не успели выполнить все запланированные задачи, потому что Вы построили план слишком идеальным.
Итак, это были 5 советов, которые я рекомендую использовать при планировании своего дня. Давайте подытожим:
-
Обязательно ставьте конкретные формулировки своих задач;
-
Группируйте однотипные задачи (на примере почты или каких-то телефонных звонков);
-
Важные, сложные и творческие дела планируйте на первую половину дня, когда у вас ещё очень много энергии и сил для выполнения этих дел;
-
Планируйте свои задачи с учётом своих биоритмов, индивидуальных особенностей, когда Вы чувствуете прилив энергии, в какие промежутки времени это происходит;
-
Обязательно планируйте резервы. Примерно 30% своего времени, чтобы потом не жалеть и не быть неудовлетворённым, если Вы не успеете выполнить все свои дела.
На этом у меня всё. Я надеюсь, данное видео было очень полезным для Вас, и Вы почерпнули для себя что-то новое. Если Вы уже сталкивались с этими советами, то Вы просто их повторили. Если Вам понравилось данное видео, то обязательно поставьте лайк, поделитесь с друзьями и подписывайтесь на мой канал, чтобы не пропустить следующие выпуски. Спасибо за просмотр данного видео, с Вами был Константин Балакин. Живите сбалансированной жизнью, пока.
Как все успевать: 15 золотых правил
Приветствую Вас, друзья!
Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:
Почему так трудно все успевать?
Существует множество причин, и вот основные из них:
- Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
- Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
- Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
- Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
- Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.
С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.
Наша программа, состоит из 3-х частей:
- Создание полезных привычек;
- Планирование и расставление приоритетов;
- Увеличение эффективности;
Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!
Часть 1: Полезные привычки
Начните раньше вставать
Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.
Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно.
Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей.
Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.
Составляйте список дел на день
Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.
Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке.
Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания.
Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее.
В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.
Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.
Приучите себя к порядку
Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.
Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.
Избавьтесь от «пожирателей времени»
Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.
Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц.
сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем.
Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.
Решайте проблемы вовремя
Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел.
Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой.
Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.
Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.
Часть 2: Планирование и приоритеты
Самое трудное – в первую очередь
Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день.
Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия.
Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.
Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.
Используйте правило 20/80
Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.
Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения.
А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные.
Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.
Разбивайте крупное дело на мелкие
Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени.
Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом.
Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.
Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.
Устраняйте лишнее
Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность.
Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными.
Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.
Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило.
Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?».
По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.
Оптимизируйте свои дела
Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.
Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.
Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты.
Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером.
Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?
Часть 3: Эффективность
Сконцентрируйтесь на 1 деле
Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.
Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.
Помните об отдыхе
Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно.
В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных.
Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.
Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых.
Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых.
Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.
Исключите отвлекающие факторы
Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!
Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.
Засекайте время
Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.
Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.
Вознаграждайте себя
Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.
Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала.
Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда.
Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.
Пройти обучающий вебинар
Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:
- Сконцентрироваться на важном.
- Снизить уровень стресса и тревоги.
- Улучшить качество сна и отдыха.
- Уменьшить рассеянность внимания.
- Избавиться от токсичных мыслей.
Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.
- Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.
- Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.
- Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!
Загрузка...
