Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять бюджет предприятия на примере.

Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов.

На первом этапе компании необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров финансовой ответственности – ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить положение и регламент бюджетного процесса.

На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного продукта.

Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:

  • Стратегические цели и задачи предприятия;
  • Бюджетная модель;
  • Финансовая структура компании и т. д.
  • Положение о бюджетировании на предприятии пример №1.
  • Положение о бюджетировании на предприятии пример №2.
  • На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может содержать следующие разделы:
  • Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
  • Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
  • Порядок согласования и внесения изменений;
  • Контроль и анализ бюджета и т. д.

Регламент бюджетирования на предприятии пример.

Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами являются:

  • Бюджетирование в Excel
  • Бюджетирование в программах на платформе 1С

Бюджет компании пример Excel

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул и макросов.

Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Составление БДР и БДДС пример в Excel

  1. Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом.

    Построим бюджетирование в компании или на предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):

  2. Составление прогнозного Баланса на основании БДР и БДДС образец в экселе
  3. Бюджетирование пример в Excel (бюджет организации образец excel)

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).

Данный пример максимально упрощен.

Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель – процесс довольно трудоемкий, так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить, насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.

Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Бюджетирование в программах на платформе 1С

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер бюджетов.

В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов.

Реализованный механизм взаимодействия с внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

  • разработка бюджетной модели;
  • согласование бюджетов и их корректировок;
  • отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
  • контроль за исполнением бюджета;
  • план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
  • формирование решений по управлению бизнесом.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

  • Моделирование – разработка бюджетной модели;
  • Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов. Корректировка планов и согласование корректировок;
  • Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный случай—обращение к данным системы).
  • Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет». Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом) максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Бюджетирование»

  • С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.
  • Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление бюджетированием на предприятии.
  • Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Мы уже рассказывали о вещах, которые вытягивают деньги из кошелька. В той статье мы коснулись вопроса о личном бюджете, но ваш интерес показал, что тему лучше раскрыть подробнее.

Поэтому сегодня мы поговорим о том, как составить бюджет расходов и на что тратить свои деньги, чтобы не оказаться ни с чем.

Или чтобы не штудировать интернет в поисках дополнительного заработка уже на следующий день после зарплаты.

Но для начала определимся с тем, кому эта статья будет полезна.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Кому полезна эта статья

В первую очередь — людям, которые понимают, что проблемы с финансами появляются не из воздуха. И не за один внезапный день.

Проблемы с деньгами вызваны десятками, если не сотнями факторов, которые складываются в громадный снежный ком бедности. И этот снежный ком не так уж и сложно заметить в самом начале его формирования.

Планирование бюджета расходов предназначено как раз для контроля этого процесса.

Но если даже вы считаете себя акулой в делах с собственными финансами, советуем обратить внимание на эту статью. Потому что даже в повторении знакомых вам истин иногда прячется дополнительная крупинка мудрости.

1. Определите потребности на следующий месяц

Составить бюджет расходов без этого невозможно. Чтобы научиться тратить деньги с умом, найдите те товары или услуги, которые вас интересуют, и поставьте их во главе списка на месяц. Затем сопоставьте это с вашей зарплатой и вспомните о том, что кушать вам тоже нужно.

  Сколько зарабатывают в России и почему так мало

И смело вычеркивайте то, что не влезает. Или переносите на другой месяц, адаптируйте, находите варианты дешевле. Благо в наше время найти другие варианты проще, чем выйти из дома в воскресное утро.

Не забывайте при этом делать это письменно, а не в уме. Потому что когда перед глазами появляется графическое изображение трат за месяц, мы охотнее обдумываем траты. Ведь мы привыкли относиться к деньгам легкомысленно, если они находятся на банковской карте или отдельном счете. Все нематериальное сложно представить, и при этом легко от него избавиться.

2. Планируйте на полгода вперед

Долгосрочная стратегия расходов — смелый шаг к финансовой независимости. Независимости от постоянного стресса из-за нехватки денег, разумеется. Ведь для огромного пласта людей именно это — высочайшая преграда на пути к комфортному существованию.

А этот шаг полезен в том случае, если месячной зарплаты не хватает на утоление жажды громоздких амбиций. И если вы читаете эту статью, велика вероятность, что он полезен и для вас. Такое уж у нас положение в мире, стране, городе и даже в жилом районе.

Займитесь тем же, о чем говорится в предыдущем пункте. Составить бюджет расходов на один месяц не так сложно. Сделайте это, и посмотрите, что туда не помещается. Затем сдвиньте это на следующий месяц. Добавьте стандартные месячные траты на жизнь, новые пункты. И если месяц вновь непозволительно растянется, повторяйте эти действия до победного.

3. Думайте не только о расходах, но и о доходах

Если денежные трат стабильно печальные, нужно что-то менять. Методично составить бюджет расходов недостаточно. Куда перспективнее — отыскать способы увеличения заработка. В этом блоге мы не раз рассказывали как заработать в интернете, поэтому углубляться не будем.

  Что такое формула денег и как ее составить?

Но планировать личный бюджет без учета возможного роста доходов нельзя. Потому что расходы напоминают детей: требуют много внимания, тратят нервы и постоянно растут. Поэтому постоянно ищите новые источники дохода, повышайте свою квалификацию, получайте новые знания.

Возможно, в таком случае у вас получится тратить меньше времени на планирование бюджета и больше на приятные траты. Ведь именно для этого мы и ходим на работу, работаем удаленно или открываем собственный бизнес.

4. Не бойтесь корректировать план

Не зря мудрецы говорят, что импровизация — признак острого ума. Планировать бюджет расходов нужно с тем учетом, что изменения так или иначе появятся. Непредвиденные траты, смена жизненных обстоятельств, новая работа.

Мы живем в том время, когда все жизненные и социальные процессы ускоряются настолько, что за ними тяжело уследить. Поэтому не думайте, что план на весь год нельзя видоизменять. Оставляйте пространство для маневра, смело вычеркивайте неактуальные пункты.

Будьте в движении и не цепляйтесь за то, что утягивает ваш кошелек на дно. Следите за тем, как бюджет сходится с жестокой реальностью и соответствующе его корректируйте. Это сэкономит не только деньги, но и энергию. А может и здоровье. В первую очередь, психологическое.

5. Получайте от процесса удовольствие

Чтобы составить бюджет расходов и сделать его полезным, научитесь получать удовольствие от подобной работы. Бесполезно тратить время на собственные пытки.

Воспринимайте этот процесс как игру. Или представьте, что составляете бюджет не для себя, а для целого государства. Разнообразьте процесс, удалите из него элемент рутины. Чтобы вы вложились на полную, вам нужен интерес. Так создайте его!

У вас наверняка есть увлечения. Например, любимые фильмы, музыка, рыбалка или полеты на Луну вместе с друзьями по выходным. Не важно, что. Свяжите эти увлечения с процессом планирования.

  Как заработать на жизнь в 2021 году

Награждайте себя за выполненные пункты, оставляйте дополнительные средства на увлечения. Словом, двигайтесь к тому, чтобы вам хотелось следить за движениями средств. Неприятных вещей в жизни и так хватает.

На этом все! Расскажите в х, ведете ли свой бюджет и если да, то почему. И, конечно, подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы всегда вовремя получать информацию о том, как заработать!

Как составить личный бюджет за 6 простых шагов

  • Личный или семейный бюджет – это сводная информация, которая сравнивает и отслеживает ваши доходы и расходы за определенный период, обычно за один месяц. Хотя слово «бюджет» часто ассоциируется с ограниченными расходами, бюджет не обязательно должен быть ограниченным, чтобы быть эффективным
  • Бюджет покажет вам, сколько денег вы ожидаете получить, а затем сравните это с вашими необходимыми расходами, такими как аренда и страхование, и вашими дискреционными расходами, такими как развлечения или питание вне дома.
  • Вместо того, чтобы рассматривать бюджет как отрицательный фактор, вы можете рассматривать его как инструмент для достижения своих финансовых целей.

Что делает бюджет

Письменный ежемесячный бюджет – это инструмент финансового планирования, который позволяет вам планировать, сколько вы будете тратить или экономить каждый месяц. Он также позволяет отслеживать Ваши привычки тратить деньги.

Как составить бюджет расходов: 5 ключей к эффективному бюджету

Хотя составление бюджета может показаться не самым захватывающим занятием (а для некоторых это просто страшно), это важная часть поддержания вашего финансового дома в порядке.

Это потому, что бюджет зависит от баланса.

Если вы тратите меньше в одной области, вы можете потратить больше в другой, сэкономить эти деньги на крупную покупку, создать фонд «на черный день», увеличить свои сбережения или инвестировать в создание богатства.

Бюджет работает, только если вы честно оцениваете свои доходы и расходы. Чтобы составить эффективный бюджет, вы должны быть готовы работать с детализированной и точной информацией о своих привычках по заработку и расходованию средств.

В конечном итоге, результат вашего нового бюджета покажет вам, откуда берутся ваши деньги, сколько в них денег и куда они расходуются каждый месяц.

Как составить бюджет за шесть простых шагов

Прежде чем приступить к составлению бюджета, найдите хороший шаблон, который вы сможете использовать, чтобы указать цифры своих расходов и доходов.

Хотя вы можете использовать старомодную ручку и бумагу для составления бюджета, проще и эффективнее использовать Excel или приложение для составления бюджета. Они будут содержать определенные поля для доходов и расходов в различных категориях, а также встроенные формулы, которые помогут вам с минимальными усилиями вычислить излишек или дефицит бюджета.

  1. Прежде чем начать, соберите всю свою финансовую отчетность, включая:

    • банковские выписки
    • инвестиционные счета
    • последние счета за коммунальные услуги
    • корешки выплат
    • отчёт по кредитной карте
    • квитанции за последние три месяца
    • выписки по ипотеке или автокредиту

    Вам нужно иметь доступ к любой информации о своих доходах и расходах. Один из ключей к процессу составления бюджета – определение среднемесячного значения. Чем больше информации вы откопаете, тем лучше.

  2. Какой доход вы можете ожидать каждый месяц? Если ваш доход представляет собой обычную зарплату, где налоги автоматически вычитаются, то использование суммы чистого дохода (или получаемой на руки суммы) вполне нормально. Если вы работаете не по найму или имеете внешние источники дохода, такие как алименты или социальное обеспечение, включите их также. Запишите этот общий доход как ежемесячную сумму.

    Если у вас переменный доход (например, от сезонной работы или работы внештатным сотрудником), подумайте об использовании дохода за месяц с самым низким доходом в прошлом году в качестве базового дохода при формировании бюджета.

  3. Составьте список всех расходов, которые вы ожидаете понести в течение месяца. Этот список может включать:

    • Выплаты по ипотеке или аренде
    • Оплата автомобиля
    • Страхование
    • Продовольственные товары
    • Развлекательная программа
    • Личная гигиена
    • Питание вне дома
    • Уход за детьми
    • Транспортные расходы
    • Путешествия
    • Студенческие кредиты

    Используйте свои банковские выписки, квитанции и выписки по кредитным картам за последние три месяца, чтобы определить все свои расходы.

  4. Фиксированные расходы – это те обязательные расходы, за которые вы каждый раз платите одинаковую сумму.

    Включите такие элементы, как платежи по ипотеке или аренде, платежи за автомобиль, интернет-услуги с фиксированной оплатой, вывоз мусора и регулярный уход за детьми.

    Если вы платите стандартным платежом по кредитной карте, включите эту сумму и любые другие важные расходы, которые, как правило, остаются неизменными из месяца в месяц.

    Если вы планируете откладывать фиксированную сумму или выплачивать определенную сумму долга каждый месяц, также включайте сбережения и погашение долга в качестве фиксированных расходов.

    Переменные расходы – это тип, который будет меняться от месяца к месяцу, например:

    • Продовольственные товары
    • Бензин
    • Развлекательная программа
    • Питание вне дома
    • Подарки

    Если у вас нет чрезвычайного фонда, включите категорию «неожиданных расходов», которые могут появиться в течение месяца и сорвать ваш бюджетный план.

    Начните присваивать стоимость каждой категории, начиная с фиксированных расходов. Затем прикиньте, сколько вам нужно тратить в месяц на переменные расходы.

    Если вы не уверены, сколько вы тратите в каждой категории, просмотрите свои последние два или три месяца по кредитной карте или банковским операциям, чтобы сделать приблизительную оценку.

  5. Если ваш доход превышает ваши расходы, у вас хороший старт. Эти дополнительные деньги означают, что вы можете направить средства на такие области своего бюджета, как пенсионные накопления или погашение долга.

    Если у вас больше доходов, чем расходов, подумайте о том, чтобы принять философию составления бюджета «50-30-20». В бюджете 50-30-20 основные расходы должны составлять половину вашего бюджета, потребности должны составлять еще 30%, а сбережения и погашение долга должны составлять последние 20% вашего бюджета.

    Если ваши расходы превышают ваш доход, это означает, что вы тратите слишком много средств и вам необходимо внести некоторые изменения.

  6. Если вы находитесь в ситуации, когда расходы превышают доходы, найдите в переменных расходах области, которые можно сократить. Найдите места, где вы можете сократить свои расходы, например, меньше есть вне дома, или исключите категорию, например, отменив членство в спортзале.

    Если ваши расходы намного превышают ваш доход или у вас есть значительная задолженность, сокращения переменных расходов может оказаться недостаточно. Возможно, вам придётся сократить фиксированные расходы и увеличить доход, чтобы сбалансировать свой бюджет.

    Стремитесь, чтобы ваши столбцы доходов и расходов были одинаковыми. Этот равный баланс означает, что весь ваш доход учитывается и направляется в бюджет на конкретные цели по расходам или сбережениям.

Как использовать свой бюджет

После того, как вы настроили свой бюджет, вы должны продолжать отслеживать свои расходы в каждой категории, в идеале – каждый день месяца. Та же таблица или приложение для составления бюджета, которое использовалось для составления вашего бюджета, может быть использована для записи общих расходов и доходов.

Запись того, что вы тратите в течение месяца, убережет вас от перерасхода средств и поможет выявить ненужные расходы или проблемные модели расходов. Выделите несколько минут каждый день, чтобы записывать свои расходы, вместо того, чтобы откладывать их до конца месяца.

Если вы не уверены, что сможете составить бюджет для своих денег, используйте систему конвертов, в которой вы делите наличные для расходов на отдельные конверты для разных категорий расходов. Когда конверт станет пустым, вам придётся прекратить тратить деньги в этой конкретной категории.

Используя свой бюджет, следите за тем, сколько вы потратили. После того, как вы достигли предела расходов в какой-либо категории, вам нужно будет либо прекратить этот тип расходов в течение месяца, либо переместить деньги из другой категории для покрытия дополнительных расходов.

Ваша цель при использовании бюджета должна заключаться в том, чтобы ваши расходы были равными или ниже вашего дохода за месяц.

Советы по составлению бюджета

После того, как вы установили базовый бюджет, настройте его в соответствии со своим финансовым положением и целями:

  • Если ваш заработок неустойчив, будьте активны в сбережениях, чтобы покрыть периоды, когда доходы снижаются.
  • Если у вас есть проблемы с денежным потоком из-за того, что вам платят только один раз в месяц, разделите платежи и храните деньги, которые вы планировали потратить в оставшиеся недели, на отдельном счете, пока они вам не понадобятся.
  • Расплачивайтесь кредитной картой только в том случае, если у вас будут деньги для выплаты в конце месяца. В противном случае вы будете должны проценты сверх цены всего, что вы купили.
  • Ежемесячно корректируйте свой бюджет, если вы обнаружите, что переоценили или недооценили свои расходы. Следите за крупными расходами, которые происходят только раз в несколько месяцев, например, страховые выплаты.
  • Если вы склонны тратить слишком много средств на определенные категории, используйте хитрости бюджетирования, такие как переход на бюджет только наличными.
  • Как только ваши расходы станут ниже, чем ваш доход, прежде чем увеличивать свои расходы, планируйте сбережения.
  • Найдите время, чтобы изучить другие финансовые навыки, чтобы повысить свою финансовую грамотность и заставить деньги работать на вас.

Как составить бюджет на месяц и год: руководство с примерами – Лайфхакер

Основная задача при составлении личного бюджета — не просто свести дебет с кредитом, а грамотно распределить траты так, чтобы в последнюю неделю перед зарплатой не приходилось занимать или жить впроголодь.

Планировать бюджет можно в специальных приложениях или любых таблицах — принцип одинаковый.

Как составить бюджет на месяц

Как правило, основная часть зарплаты выдаётся не в первый день месяца, а 5-го, 10-го или 15-го числа. Поэтому удобнее будет планировать бюджет не на календарный месяц, а на период от зарплаты до зарплаты, например с 10 марта по 9 апреля.

Доходы

Сначала необходимо зафиксировать все финансовые поступления, чтобы понимать, какой суммой вы располагаете. Следует учесть все источники дохода: зарплату, премию, подработки, деньги от сдачи квартиры в аренду и так далее. При нестабильном заработке есть смысл формировать бюджет, когда вы точно будете знать, какой суммой располагаете, например в день поступления денег на карточку.

Расходы

Первыми должны быть вписаны статьи расходов, без которых никак нельзя обойтись. Этот список будет выглядеть примерно следующим образом:

  1. Продукты (в том числе обеды на работе, если вы едите в столовой).
  2. Коммунальные платежи.
  3. Проезд.
  4. Мобильная связь.
  5. Интернет.
  6. Бытовая химия.

Естественно, перечень обязательных платежей будет своим для каждого человека и для каждой семьи. Плату за проезд могут сменить расходы на бензин. Люди с хроническими заболеваниями учтут траты на лекарства. В этот же список попадут выплаты по кредиту, взнос за детский сад и так далее. При этом традиционный поход в кино по субботам и подобные статьи расходов обязательными не являются.

Возьмите за правило каждый месяц откладывать деньги в «стабилизационный фонд». Это может быть фиксированная сумма или процент от дохода.

С оставшейся после вычета обязательных трат суммой можно поступить двумя способами:

  1. Вы распределяете деньги на развлечения, одежду и разные приятности.
  2. Вы делите оставшуюся сумму на количество дней в месяце.

С первым способом всё понятно: вы определяете, что 3 000 рублей потратите на кино, ещё столько же — на одежду и так далее. Второй метод стоит рассмотреть поподробнее.

Допустим, у вас осталось 15 500 рублей, а в месяце — 31 день. Значит, ежедневно вы можете тратить 500 рублей.

При этом обязательные расходы уже учтены в бюджете, поэтому эти деньги рассчитаны только на приятные траты или форс-мажорные обстоятельства.

Соответственно, если вы расходуете больше этой суммы в день, то уходите в минус, и в конце месяца придётся затянуть пояс потуже. Если вы не тратите ничего, то в течение двух недель накопите 7 000 рублей, которые можно потратить на что-то крупное.

Оставшиеся в конце финансового периода деньги можно прокутить или отложить. Первый путь приятный, второй — рациональный.

Как спланировать бюджет на год

Годовой финансовый план будет нуждаться в регулярной корректировке и по расходам, и по доходам, поэтому все столбцы в нём нужно создать в двойном экземпляре: прогноз и фактический показатель.

Доходы

Если у вас постоянный доход

При фиксированном размере заработка вы просто вписываете в раздел доходов зарплату и прочие стабильные поступления. Единственное, что прервёт привычный ход вещей, — отпускные.

Обычно перед отпуском выдают деньги за дни, в течение которых вы будете отдыхать, но потом вы недосчитаетесь некоторой суммы в зарплате.

Но в целом на этапе прогноза, особенно если составляете бюджет в первый раз, достаточно будет для всех месяцев использовать только размер зарплаты.

Если у вас непостоянный доход

При нерегулярных поступлениях есть три пути прогнозирования доходов:

1. Вы уверены, что ежемесячно будете получать достаточную для жизни сумму, хотя и не знаете её точного размера.

Вычислите свой средний доход и используйте его для расчёта. Если заработаете в каком-то месяце больше прогнозируемой суммы, перемещайте излишек в копилку. В неё вы залезете, если заработаете меньше среднего.

2. У вас нет постоянного дохода, и вы не уверены, что будет.

За основу для расчётов лучше взять минимальный доход. В этом случае планирование бюджета станет задачкой со звёздочкой, зато и финансовых неожиданностей не будет.

3. Часть вашего дохода стабильна, но точный размер заработка прогнозировать сложно.

Например, вы получаете фиксированный оклад, а наличие премии зависит от многих факторов. Тогда стоит распланировать бюджет так, чтобы стабильный заработок покрывал все первостепенные нужды, а на остальное будете тратить по ситуации.

Не забудьте учесть доходы, которые вы получаете нерегулярно: квартальную премию (раз в три месяца), возвращение налогового вычета (раз в год) и так далее.

Для примера возьмём ситуацию, когда большая часть дохода стабильна — это оклад. Минимальная премия составляет 3 000 рублей, этой цифрой и будем оперировать в прогнозе. Также отметим, что на юбилей в августе должны подарить не менее 20 000 рублей: родители обещали 15 000, друзья наверняка подарят не меньше 5 000.

Расходы

При планировании расходов запишите в столбцы месяцев обязательные траты: на еду, коммунальные услуги, проезд, мобильную связь, бытовую химию и так далее. Учтите, что зимой коммунальные платежи больше из-за отопления, а на мобильную связь, например, в мае вы потратите больше, так как собираетесь в отпуск. Эти изменения должны быть вписаны в бюджет.

Так, в примере видно, что в марте отопительный сезон закончился, поэтому последний увеличенный платёж за ЖКУ запланирован на апрель. Также отражён отпуск в мае. Составитель бюджета планирует поехать на три недели в гости к бабушке. Билеты уже куплены, поэтому эту трату учитывать нет смысла. ЖКУ считается по нормативам и не изменится.

При этом наш герой в течение трёх недель не будет тратиться на проезд. А расходы на еду он сократил в два раза: неделю он будет есть дома, а также возьмёт на себя часть расходов на продукты у бабушки.

Следующий шаг — фиксация обязательных, но нерегулярных трат. Допустим, в мае вам надо переоформить ОСАГО, в ноябре — заплатить налог за квартиру и машину, в мае у вас отпуск, в августе — юбилей, а в декабре заканчивается абонемент в спортзал. Отдельно учтите необходимость купить подарки на праздники.

Крупные расходы можно планировать двумя способами:

  1. Изыскать из месячного бюджета всю сумму целиком.
  2. Разделить её на несколько месяцев.

Герой примера воспользовался первым способом для планирования расходов на юбилей и вторым — для ОСАГО.

Осталось учесть в бюджете накопления и вычислить остаток. В примере на развлечения, по прогнозу, остаётся 8 020 рублей (258,7 рублей в день).

Корректировка бюджета

Ежемесячно после получения дохода из всех источников бюджет придётся корректировать, чтобы определиться с суммой, которая действительно есть на руках. По мере появления информации стоит также учитывать изменение расходов.

Человек из примера получил премию больше, чем рассчитывал.

Он также потратил чуть меньше на еду и мобильную связь, чуть больше — на ЖКУ. В итоге после всех обязательных вычетов у него на руках остаётся 12 535 рублей (404,3 рубля в день), что почти в два раза больше предыдущего результата.

Стоит помнить, что даже если вы крайне дисциплинированно придерживались финансового плана, составленного с учётом всех мелочей, обстоятельства могут серьёзно скорректировать бюджет. Потеря работы, повышение и прибавка к зарплате, рождение ребёнка — всё это потребует внесения серьёзных изменений в финансовую стратегию. Но даже плохо составленный бюджет лучше, чем вообще никакого.

Принципы эффективного бюджетирования

Бюджетирование – один из основных инструментов управления компанией. Наиболее «продвинутые» российские предприятия уже успешно применяют процедуру бюджетирования для планирования своей деятельности.

Но, как видно из результатов проведенного нашим журналом «круглого стола»1, у практиков, имеющих опыт бюджетирования, есть вопросы, требующие разъяснений. Что уж говорить о тех отечественных компаниях, которые только сейчас начинают внедрение бюджетных процессов.

Именно поэтому наш журнал начинает публикацию серии статей, посвященных этой теме. В них, опираясь на личный опыт, авторы будут рассказывать о своем видении проблемы бюджетирования.

В то же время редакция постарается дать возможность высказаться и тем, у кого есть мнение, отличное от авторского. Серию статей мы открываем материалом об общих принципах бюджетирования.

Материал предоставлен журналом Альфа-Банка»

Бюджет – это практически закон. Раз мы его утвердили, значит, именно так мы хотим работать. И конечный результат должен быть достигнут. Если происходит что-то незапланированное, то мы должны понять, почему это произошло, почему не были достигнуты поставленные цели, и принять соответствующие оперативные решения4.

В то же время, как уже было сказано выше, бюджетирование в первую очередь основано на здравом смысле.

Любая компания может столкнуться с форс-мажорными обстоятельствами, поэтому в регламенте должна быть предусмотрена процедура как плановой, так и экстренной корректировки бюджета.

В идеале в бюджет должна быть заложена вероятность наступления любых событий. Для этого можно использовать, например, гибкий бюджет.

Гибкий бюджет составляется по принципу «если – то». То есть гибкий бюджет представляет собой ряд «жестких» бюджетов, основанных на различных прогнозах.

В дальнейшем, какие бы события не произошли (военные конфликты, мировой экономический кризис, новые решения ОПЕК), пересматривать и корректировать бюджет не придется.

Нужно будет строго исполнять тот бюджет, который базируется на сбывшемся прогнозе.

    Компания Royal Dutch/Shell Group успешно использовала «гибкое» бюджетирование в 80-х годах. Тогда многие нефтяные компании полагали, что к 1990 году цены на нефть вырастут до 60-80 долл. США за баррель, и исходя из этого планировали свою стратегию развития. Royal Dutch/Shell Group разработала три возможных сценария, один из них – с учетом низких цен на нефть. Реальная цена в 1990 году составила 25 долл. США за баррель. Использование «гибкого» планирования позволило Royal Dutch/Shell Group лучше других компаний развиваться в сложившихся условиях. Гибкий бюджет целесообразно составлять в том случае, когда есть параметры, не зависящие от предприятия, но оказывающие существенное влияние на результаты его деятельности. Такими параметрами могут быть цена продаж, объем спроса, цена ресурсов (например, когда основным ресурсом является нефть) и другие внешние факторы, влияющие на работу компании.

От индикативного планирования к директивному

Как часто надо пересматривать бюджет? Ответ на этот вопрос должен содержаться в регламенте. Пересмотр бюджета – такая же регламентируемая процедура, как составление или исполнение бюджета.

Для этого все планы должны быть разделены на две категории: предварительные (индикативные) и обязательные (директивные).

Процесс перехода плана из категории «предварительно» в категорию «обязательно» должен включать определенные стадии: корректировку, согласование и утверждение. Длительность всех стадий расписывается в регламенте по бюджетированию.

Все это нужно для того, чтобы бюджет был не просто планом, а планом, реальным для исполнения. Добиться от менеджеров выполнения нереального бюджета можно только единожды, если же требовать этого постоянно, менеджер просто уйдет из компании.

По мнению автора, оптимальным директивным периодом является квартал. Тогда в качестве индикативного периода рассматриваются три квартала, следующие за текущим.

    Личный опытИгорь ГовядкинВ качестве индикативного периода планирования у нас приняты год и квартал, а вот бюджет на месяц попадает в категорию директивных планов.

Елена Корнеева,финансовый директор компании «И.С.П.А.-Инжиниринг»

Мы не составляем директивные планы, только индикативные. Даже в рамках недельного бюджета. Ситуация меняется очень быстро, и поэтому мы стараемся оперативно реагировать на все изменения. Бюджет не может быть монументальным, он должен отражать реальную жизнь предприятия.

К единым стандартам

Все бюджетные формы (таблицы) должны быть одинаковыми для всех центров учета. Особенно это актуально для холдингов, в состав которых входят различные предприятия.

Если каждый завод будет использовать свои собственные формы, то у финансовой службы управляющей компании основная доля времени будет уходить на консолидацию данных, а не на планирование и анализ результатов.

Такой же стандартной и основанной на единой методике должна быть процедура заполнения бюджетов на разных предприятиях холдинга, а также на уровнях центров финансовой ответственности в рамках предприятий. Соответственно едиными должны быть и сроки представления бюджетов подразделениями холдинга в управляющую компанию.

Принцип детализации расходов

С целью экономии ресурсов и контроля за использованием средств все значительные расходы должны детализироваться.

Автор рекомендует детализировать все расходы, доля которых превышает 1% в общей доле расходов, хотя нужно принимать во внимание и размер компании.

Смысл детализации в том, чтобы не позволить менеджерам затратных подразделений наживаться за счет компании.

Директивная часть бюджета должна быть гораздо подробней индикативной и иметь максимально возможный уровень детализации.

Детализации может подвергаться и учетный период. Например, бюджет доходов и расходов можно детализировать по месяцам, а бюджет движения денежных средств – по неделям или даже банковским дням, так как контроль за финансовыми потоками требует большей тщательности и оперативности.

Принцип «финансовой структуры»

Прежде чем внедрять бюджетирование, предприятию необходимо создать финансовую структуру, которая может быть построена по иным принципам, нежели организационная структура. Некоторые подразделения могут быть объединены в единый финансовый центр учета.

И наоборот, в рамках одного подразделения можно выделить разные центры учета (например, по видам продукции или направлениям деятельности).

В зависимости от категории центра учета (будь это центр получения прибыли или источник возникновения затрат) должны быть разработаны различные системы критериев для оценки эффективности деятельности этих подразделений.

Разработав финансовую структуру, предприятие выявит количество уровней сбора бюджетной информации5 и в зависимости от этого сможет сформировать график составления бюджетов для каждого центра учета.

«Прозрачность» информации

Удачная постановка бюджетирования в компании напрямую зависит от того, насколько хорошо сотрудники понимают суть и полезность этого мероприятия. А объяснить это должен именно финансовый директор.

Чтобы исключить возможность искажения информации и усилить контроль за исполнением бюджета, специалисту, анализирующему данные итоговых бюджетных форм, необходим доступ к бюджетам каждого центра учета, а также к операционным бюджетам в рамках самих центров учета, вплоть до самого нижнего уровня.

Кроме того, он должен располагать информацией о том, в какой стадии находится формирование бюджетов на всех нижестоящих уровнях. И если какое-то подразделение представило бюджет позже, чем нужно, то финансист, ответственный за бюджетирование, должен своевременно получить информацию о причинах, по которым это произошло.

Поэтому необходим постоянный мониторинг процесса бюджетирования по всем уровням. В автоматизированных программах бюджетирования такой мониторинг осуществлять легко, гораздо сложнее это сделать, если бюджеты формируются в обычных электронных таблицах.

Все процедуры и принципы, описанные выше, должны найти свое отражение в едином для всей компании «Регламенте бюджетирования».

В этом документе должны быть определены порядок согласования бюджетов и их консолидации, формы документов, схемы документооборота, а также сроки рассмотрения и принятия решений по всем уровням сбора бюджетной информации.

Нужно помнить, что постановка бюджетирования – большая системная задача. Но, несмотря на трудности, которые возникают в ходе ее решения, надо стараться придерживаться принципов, описанных выше.

Главное – понять, для чего нужно бюджетирование

Интервью с финансовым директором корпорации «Эконика» Владимиром Борукаевым

– Как давно в вашей компании используется бюджетирование?

– Начиная заниматься бизнесом, мы, как и многие другие компании, даже не задумывались о внедрении бюджетирования. Потом, в 1993–1994 годах, мы начали осуществлять планирование в том классическом виде, в котором оно и подразумевается. Внедряли бюджетирование поэтапно. Какие-то участки удавалось внедрять интенсивно, какие-то – постепенно.

– На что в первую очередь нужно обратить внимание финансовым директорам, которые собираются внедрять бюджетирование у себя на предприятиях, с чего начинать?

– На мой взгляд, при внедрении бюджетирования главное – разобраться в сути процесса. Если человек не понимает процесса – это будут просто цифры. Руководство должно контролировать показатели по каждой статье бюджета. Если они изменились, нужно понимать, почему это произошло.

– Предусмотрена ли на вашем предприятии система мотивации, ответственности менеджеров за исполнение бюджета? Какието штрафы, премии?

– И штрафы и премии, конечно же, существуют. Но прямой, четко прописанной зависимости их от исполнения бюджета нет. У нас каждый руководитель отвечает за свое подразделение и полученный им конечный результат.

Нельзя поощрять или наказывать за исполнение или неисполнение одной бюджетной статьи, тем более в краткосрочном периоде, не понимая процесса в целом.

Нужно разобраться в причинах, которые не всегда зависят от ответственного за бюджетную статью.

– Бюджет продаж часто называют одним из самых сложных как для планирования, так и для исполнения. Каким образом он составляется в вашей компании?

– Бюджет продаж формируется исходя из тех целей, которые намечены для каждого подразделения. По каждому источнику дохода составляется маркетинговый план, на основе которого и прогнозируется объем продаж.

– А по какому принципу формируются эти планы? Спускаются сверху руководством или инициируются самими подразделениями?

– Управляющая компания определяет стратегические цели и направления развития холдинга в целом, а дочерние компании в соответствии с ними самостоятельно формируют собственные продуктово-маркетинговые стратегии и планы, которые затем утверждаются на Совете директоров.

– Во время «круглого стола» по бюджетированию, который проводил наш журнал, в числе прочих были подняты вопросы: как финансист должен контролировать технические службы, как проверить реальность цифр в их бюджетных заявках? Что Вы думаете по этому поводу?

– При утверждении нормативов на списание мы в первую очередь просматриваем существующую статистику затрат, которые хотим нормировать.

Причем в разработке нормативов у нас обычно участвует несколько человек, например руководители транспортной службы, отдела логистики.

Кроме того, в этом процессе задействован также аудитор или независимый консультант, который дает заключение. Утверждает норматив специальная комиссия.

– В какой момент предприятию нужно внедрять бюджетирование, ведь не секрет, что до сих пор многие компании обходятся без него?

– Если это не разовая сделка, то уже требуется планирование, хотя бы по крупным показателям. Если же бизнес имеет длительную историю, то нужно просчитывать все более точно и серьезно. Хотя некоторые руководители организаций считают, что «идут себе деньги и идут, зачем нам планирование, бюджетирование». Как правило, такой подход в конечном итоге отрицательно сказывается на бизнесе.

Беседовал Борис Костин

____________________________________________________

1 См. материал «Проблемы бюджетирования на страницах журнала «Финансовый директор», «Финансовый директор», 2002, № 3, с. 6. – Примеч. редакции.

Ссылка на основную публикацию