Как все успевать за день и управлять своим личным временем

Иногда кажется, будто мы живем в мире идеально продуктивных людей, которые прошли специальный тренинг «Тайм-менеджмент для гениев», поняли, как все успеть за один день и делать много дел, а ты в это время в очереди за хлебом стоял. И теперь можешь только хлопать ресницами и недоумевать, как люди все успевают. А потом вздыхать и идти гуглить «как все успевать». Ну, или хотя бы «как успевать много, больше, чем сейчас».

Я была в этой лодке. У меня тоже был период, когда я ничего не успевала, утопала в заданиях по работе, не давала себе отдыха достаточно и вовремя, потому что «хочу много успевать, делаю недостаточно, как успевать больше — правильно, меньше отдыхать»… И да, вы угадали: потом я выгорела.

35 способов, как много успевать

Я сделала кое-какие выводы. И хочу поделиться этим с вами.

Когда вам хочется успеть многое, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день — мозг впадает в прострацию.

Он не понимает, что от него требуется, за что хвататься. Он словно стоит перед огромной горой дел и не понимает, как успеть сделать все дела за день.

И он решает «Давай сначала кофе попьем, а потом что-нибудь с этим решим. Попил кофе? А в соцсетях посидел? Со всеми коллегами поговорил? Ну, тогда давай сделаем какое-нибудь совсем маленькое дело, а то я уже устал». И вопрос «как многое успевать за день» остается без ответа.

Чтобы так не было, нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много нужно успеть. План помогает не впадать в подсознательный страх перед грудой дел, а выявить в ней два-три главных и сразу же приступать к решению.

Таким образом в конце дня вы будете усталым, но удовлетворенным, потому что успел много сделать, причем быстро, и уже понимаешь, что делать дальше, и как успевать больше и завтра тоже.

2. Составлять список дел

Чтобы успевать делать много дел и понять, как организовать свое время, чтобы все успевать, необязательно составлять точное расписание. Достаточно списка дел. Он помогает выделить главное, то, чему вы уделите основное внимание.

Важно знать, что основная задача списка дел — разгружать мозг.

Другими словами помогать ему не тратить ресурсы на удержание в памяти тысячи мелочей и планов.

Поэтому записывать нужно буквально всё — только тогда списки дел и будут работать. Об этом пишет Дэвид Аллен (David Allen), автор теории Getting Thing Done (дословно: держи дела сделанными).

3. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле

Вы наверняка уже не раз слышали о вреде многозадачности, особенно если вам много надо успеть за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать.

Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже взгляд на уведомление в телефоне — уже нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление нужно не меньше 15 минут. Поэтому отвлекаться — нерационально.

И уж тем более нерационально в погоне за желанием успевать делать много дел пытаться совместить одну задачу с другой, например, смотреть лекцию и попутно делать рабочую презентацию. В итоге вы не усвоите ничего из лекции, она будет просто шумом на фоне, и сделаете презентацию за 2-3 часа, хотя могли бы уложиться в один. Это нерациональный расход временных ресурсов.

Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы сделаете ее быстрее, меньше устанете (мозгу проще заниматься одной деятельностью, а не двумя) и быстрее сможете отдохнуть.

4. Избегайте хронофагов

То есть, пожирателей времени. Всего, что вы делаете, но оно не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.

Основной принцип работы с хронофагами: нужно заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая подводит вам к хронофагу.

  • Пример: у вас есть привычка сразу после пробуждения залезать в соцсети с мыслью «только проверю новости», и в итоге застревать там на несколько часов.
  • Что нужно сделать: заранее решить, что вы либо не будете заходить в соцсети, либо, если это произошло, проведете там не больше десяти минут (можно поставить таймер).
  • Принцип здесь следующий: в хронофаг вы проваливаетесь, потому что вашему мозгу легче выбрать хронофаг, чем придумать, как организовать свое время, чтобы все успевать, и заниматься работой. Продумывая заранее свои действия, вы даете мозгу костыль, на который он сможет опереться и вспомнить: «Ага, я же решил в такой ситуации сделать вот это! Так и поступлю».

Никакой мистики — сплошная нейробиология и когнитивистика.

5. Разбивать большие задачи на маленькие

Большая ошибка в попытках понять, как организовать свое время, чтобы все успевать — ставить себе глобальные цели, вроде «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью».

При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут.

Эти действия нужно продумать. Составить список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и провести свой мозг по ним к конечной цели.

Такими маленькими шагами вы придете к конечному результату, даже не успев толком устать в процессе. А потом коллеги будут брать у вас консультации о том, как распределить свой день, чтобы все успеть, и льстить вашему самолюбию.

6. Используйте интервальный метод работы

Как все успевать за день и управлять своим личным временем

Его открыл Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman), нейрофизиолог. Он выявил, что работе мозга свойственна интервальность. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.

Как все успевать: 15 золотых правил

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

  • Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
  • Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
  • Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
  • Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
  • Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

  • Создание полезных привычек;
  • Планирование и расставление приоритетов;
  • Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно.

Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей.

Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке.

Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания.

Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее.

В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Читайте также:  Сравнение сайтов в seobuilding.ru для бесплатного анализа потенциальных доноров при покупке ссылок

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц.

сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем.

Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел.

Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой.

Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день.

Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия.

Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения.

А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные.

Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени.

Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом.

Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность.

Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными.

Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило.

Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?».

По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты.

Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером.

Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно.

В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных.

Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых.

Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых.

Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Читайте также:  Как заработать читая книги: инструмент для онлайн бизнеса “Книголюб”

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала.

Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда.

Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Пройти обучающий вебинар

Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:

  1. Сконцентрироваться на важном.
  2. Снизить уровень стресса и тревоги.
  3. Улучшить качество сна и отдыха.
  4. Уменьшить рассеянность внимания.
  5. Избавиться от токсичных мыслей.

Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.

  • Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.
  • Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.
  • Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

20 эффективных техник тайм-менеджмента – Лайфхакер

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Читайте также:  Майнинг биткоинов — как заработать деньги на поддержке криптовалют

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Как все успевать за день и управлять своим личным временем

Все успевать невозможно. Но вполне реально расставить приоритеты. Читайте в этой статье – как узнать, на то вы тратите свое время и как научиться тратить его на действительно важные для вас дела.

Содержание статьи:

  1. Как узнать, на что вы тратите свое время – практика
  2. Практика “как все успевать”
  3. На что уходит неиспользованная энергия
  4. Как не совершать ошибок и зачем “есть лягушек” по утрам

Как узнать, на что вы тратите свое время – практика

Людей, которые успевают все не существует. Но есть люди у которых много желаний, планов. А еще есть прокрастинация. И на нее уходит больше всего времени. Почему так происходит?

Прокрастинация съедает большую часть времени, если человек не управляет временем и не отслеживает, как он его проводит в течение дня.

Первый шаг для того, чтобы больше успевать – следить, куда улетает ваше время. Для этого существует простая практика, которую никто не делает.

Для этой практики вам понадобится ежедневник и будильник, установленный на срабатывание через каждые 30 минут.

Каждый раз, когда будильник срабатывает пишите – что вы делаете в этот момент. Записывайте в ежедневник, на каком занятии вас поймал будильник. Делайте это в течение всего дня. Для начала.

Чтобы результат был более точным, делайте эту практику в течении недели.

Потом прочитайте свои заметки. Эта карта вашего времени на неделю. Анализируя ее вы сможете ясно понимать, на что вы больше всего тратите время.

  Режим многозадачности не существует

Когда вы честно посмотрите на свой день то поймете, что все жалобы из разряда “я ничего не успеваю” – пустое. Потому что времени у вас очень много.

80% времени люди в 2018 году тратят впустую – на цикличный просмотр почты, пролистывание ленты новостей или чужих профилей в социальных сетях и бесконечные перерывы на кофе или чай, а также телефонные разговоры.

Но это нормально. Даже эффективные на первый взгляд люди очень много времени сливают “в трубу”.

Владимир Куркин, психолог:

“Я очень эффективный человек и многое успеваю, но даже я теряю впустую кучу времени. И я расстраиваюсь по этому поводу, но даже я не могу этим полностью управлять. Хоть и добился больших результатов. Но я знаю простую практику как все успевать”.

Практика “как все успевать”

Если вам вдруг захочется стать супер-эффективным человеком готовьтесь к тому, что первые попытки потерпят фиаско.

Например, вы начнете планировать каждый свой день, подробно записывая в ежедневник все свои ежедневные и еженедельные цели, а в конце дня или в конце недели выяснится, что большинство ваших задач не решено.

Это может остудить ваш пыл – настроение испортится, вы подумаете, что не являетесь эффективным человеком. Но не спешите ругать себя. Прежде чем погружаться в самоосуждение, поймите, как все работает.

Допустим, вы расписали в своем ежедневнике вечером план на следующий день. Вы думаете, что написали план. Но представьте, что на самом деле вы дали сигнал неким силам, то завтра вам потребуется энергия. Это работает именно так.

Вы запланировали на 15:00 какое-то дело на завтра. Наступает этот день и в 15:00 как по заказу на это дело, на это мероприятие приходит энергия. Потому что вы ее заказали. Вы прокрастинируете, откладываете решение задачи по привычке на потом, вы ничего не делаете. Что происходит в этот момент с энергией – она как бы “застревает”.

  Как составить распорядок дня

Проще говоря, энергия пришла, но не реализовалась. На следующий день происходит тоже самое.

Вы когда-нибудь замечали? Вы просыпаетесь. Планов полно. Вы приходите на работу, ходите весь день, отвлекаясь то на одно, то на другое.. а к концу дня сил вообще нет. Потому что ваша неиспользованная энергия начинает раздирать изнутри.

На что уходит неиспользованная энергия

  • Самобичевание,
  • Самоедство,
  • Трата энергии на звонки по телефону,
  • На сервинг без цели в Интернете

Как понять, что вы “слили” свою энергию, не потратив ее на дело? В конце дня в таких случаях наступает опустошенное состояние.

Распространенные ошибки при работе с энергией:

Вы залили в себя 5 чашек кофе, чтобы успеть закрыть задачи до дедлайна и повысить продуктивность, но вы так и не разогнались. Концентрация не пришла. Наступило “стеклянное состояние”, пришло чувство вины, а с этим чувством в итоге вы легли спать.

Это все влияет на ваш следующий день. начиная от психоэмоционального состояния и заканчивая физическим (вспомните про 5 кружек кофе, они все еще в вас, а занчит, сон будет беспокойным).

Как не совершать ошибок и зачем “есть лягушек” по утрам

Начинайте день с самого неприятного или сложного дела, действия. Например, позвонить клиенту, которому не хочется звонить. Это сложно, страшно. Но начните день с этого звонка.

Эффект от лягушек:

Когда вы начинаете день с такого действия у вас резко поднимается самооценка. Вы сделали то, что страшно – у вас появилась смелость. Соответственно, все остальные дела вы уже делаете с уверенностью в себе. Это будет влиять на ваш следующий положительно даже если вы не сделаете и половины остальных дел, записанных в ежедневнике. 

Самооценка не упадет, если вы сделали самую сложную задачу дня.

Всякое бывает

У всех, даже самых успешных людей бывают дни, когда они ничего не делаю, тупят и не могут быть на 100% продуктивны. Это нормально. Ведь мы живые люди.

  Успешный стартап: вдохновляемся в кино

Не думайте, что люди которые со стороны выглядят идеальными на самом деле такие. Если они производят такое впечатление, скорее всего, это не искренне. Смотрите реалистично на планирование своих собственных дел и вместо самоедства – “ешьте лягушек” по утрам.

Ссылка на основную публикацию