Trello – что это такое и как повышает продуктивность на работе и дома

Trello — это очень распространенная программа по организации личных дел и бизнеса.

Когда пользователь только заходит в нее, она может показаться ему очень простой и примитивной, но чем больше он работает с ней, тем больше фишек и сюрпризов он находит.

В этой статье я рассмотрю как самые начальные аспекты работы, так и более продвинутые функции Trello о которых не знает большинство пользователей.

P.S. если вы хоть раз открывали приложение trello листайте до основы работы.

Как начать работу

В самом начале мы видим экран, на котором на предлагают создать доску, давайте сделаем это. Необходимо всего лишь ввести название доски и выбрать фон (я всегда выбираю наиболее нейтральную фотографию или еще лучше просто однотонный цвет, чтобы ничего не отвлекало от карточек внутри доски, и они контрастировали с задним фоном). Готово, мы создали свою первую доску.

Теперь нам нужно «добавить список», то, что я в дальнейшем буду называть колонкой. Нажимаем «добавить», вводим название и тут начинается самое интересное, потому что сейчас мы перейдем к созданию карточек.

Для добавления карточки необходимо ввести название, и после создания мы можем нажать на саму карточку и провалиться в ее настройки.

Как только мы создали карточку перед нами предстает абсолютно чистый шаблон, который теперь мы можем настраивать и кастомизировать под себя практически так, как нам захочется, но для начала давайте быстро ознакомимся со строением карточки.

Каждая карточка имеет название, описание и действие. Название буде видно нам «снаружи» на всей доске, а вот вся остальная информация скрыта внутри карточки и только некоторые справочные пункты можно тоже выносить как бы на обложку карточки.

Основы работы

Давайте посмотрим направо и быстро изучим основные вещи, которые мы можем добавить на карточку.

Первое — это метки. Они видны снаружи карточки и помогают выделять отдельную карточку среди остальных, а также присваивать каждой карточке свою роль. Метки можно называть по-разному, и каждая метка может обозначать карточку с той или иной информацией.

Например вот так выглядят мои метки. Карточку с соответствующей информацией я обозначаю соответствующей меткой, например если в карточке содержится ссылка на какую-нибудь важную статью, я отмечаю ее желтой меткой, а если карточка содержит домашнее задание, или еще какое-нибудь дело, которое я должен выполнить, она помечается красной меткой.

Вторая, не менее важная функция в карточке — это чек-лист.

Тут все просто, можно создать чек-лист с определенным названием, например «список покупок» или «домашнее задание», потом внести в него необходимые для выполнения пункты и затем отмечать по мере исполнения.

Каждый выполненный пункт будет оставаться в чек-листе, но зачеркиваться, показывая, что вы выполнили, а что нет, и какой объем работы был вами проделан.

Интересная модель: когда я готовился к ЕГЭ, и у меня было большое количество вебинаров, которое нужно было посмотреть, я просто создавал чек-лист с вебинарами и в строчки вносил ссылки на эти видео, а затем отмечал по мере просмотра.

Третья функция карточки — это создание сроков.

Мы можем задать срок выполнения той или иной задачи, записанной на карточке, и trello напомнит нам заблаговременно, что срок карточки скоро истекает и будет менять цвет маркера времени на карточке в зависимости от того, сколько времени осталось до намеченного срока. Также мы можем добавить календарь на всю доску, и у нас появится еще одна полезная функциональность доски.

Как это сделать:

1. В правом верхнем углу доски нажимаем на кнопку «меню».
2. Далее, в открывшемся меню мы видим раздел Улучшения.
3. Открываем этот раздел и вбиваем в поиск «календарь», по-русски или по-английски в зависимости от версии приложения.
4. Видим карточку «calendar» и нажимаем добавить.
5. Готово, теперь на нашей доске есть календарь.

Теперь, когда мы создали карточку с определенным временем исполнения, она автоматически добавится в календарь, и при нажатии на кнопку «календарь» на доске, мы увидим наши задачи, которые необходимо выполнить к определенному сроку.

Четвертая штука — это вложения, на них мы остановимся поподробнее. Для меня, человека, который из-за учебы работает с огромным количеством файлов, это одна из самых полезных функций карточки. В эти вложения можно очень просто добавлять картинки или файлы, перетащив их из папки на компьютере или телефоне на карточку (drag and drop).

Интересный факт: если вы закидываете туда картинку, то она становится обложкой карточки, иногда это мешает, поэтому можно отменить добавление обложки, но я создал специальные картинки, на которых написал разные нужные мне информационные баннеры, и теперь при добавлении этой картинки, у меня получается красивая и сообщающая мне о чем-то обложка карточки (по сути, как метки, только больше и ярче).

Вот мои шаблоны, копируйте, пользуйтесь.

Прикольная штука — обложки. С их помощью можно выделять яркими цветами карточки, это помогает, если на карточке записана какая-либо важная информация, которую нужно не забыть, и просто для того, чтобы придать эстетики своей доске. Также можно менять размер обложки, я использую маленький размер для обычных заметок, а большой для чего-то суперважного.

Шаблоны

В Trello существует огромное колличество шаблонов досок, и вам не обязательно каждый раз придумывать самому, как правильно расставить колонки, и как из лучше будет назвать их.

Для того, чтобы использовать шаблон нужно на самом первом экране нажать на кнопку шаблоны (слева), и далее выбрать нужный вам шаблон из того множества, которое там представлено.

Когда вы определились с выбором шаблона, просто нажимаем добавить шаблон, и у вас появляется новая доска с этим шаблоном, которую вы далее можете настраивать под себя, как вам удобно.

P.S. я использую шаблон, который можно найти, вбив getting things done.

Синтаксис

Итак, мы рассмотрели основные вещи, которые можно добавить на карточку, и теперь перейдем к оформлению самой карточки.

В trello используется известный во всем мире способ синтаксиса markdown, и вот некоторые штуки, которые можно применять для оформления текста в карточке trello.

Заголовки

Если вам нужно выделять заголовки, ставим # (чем больше хэштегов перед заголовком, тем меньше будет шрифт заголовка).

Заголовок H2

Шрифты

• Различные виды шрифтов (ставим служебные символы перед и после текста и при дальнейшем просмотре карточки шрифты будут различаться).
• Курсив и Курсив Жирный текст и Жирный текст Жирный и курсивный текст

Выделение

Выделение части текста рамочкой другого оттенка, ставим (>) перед текстом и все красиво.

Очень глубокомысленная цитата. Пожалуйста, прочтите её внимательно.

Оскар Уайльд

Линии разделения

Линии разделения текста на абзацы и блоки, также если мы создадим новую карточку, добавим (—) в название карточки и больше ничего не будем писать, у нас появится пустая карточкалиния, которой можно делить карточки на блоки внутри колонки.

(***) (___)

Зачеркнутый текст

Символ (~) ~~ зачеркнутый текст ~~

зачеркнутый текст

Что такое Trello и как им пользоваться

Полина Воловик, копирайтер, маркетолог и сооснователь креативной студии Zen Studio, специально для Нетологии написала краткий обзор Trello — системы управления проектами по методу японских канбан-досок.

Trello — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.

Она создана Fog Creek Software в 2011 году на базе MongoDB, Backbone.js и Node.js. Главные достоинства, которые позволили Trello добиться популярности — это:

• простой интерфейс;
• почти неограниченный бесплатный доступ;
• удобство в работе и возможность интеграции с другими популярными инструментами для онлайн-работы.

Trello — максимально простой инструмент, который легко внедрить в рабочий процесс без долгой адаптации со стороны персонала. Из личного опыта могу сказать, что перепробовав более 10 систем управления проектами (от Basecamp до «Битрикс24»), внедрение Trello оказалось самым «безболезненным» для команды.

Весь интерфейс выстроен на основе канбан-досок. Название может показаться вам пугающим и незнакомым, но классическая доска выглядит примерно так:

Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:

• запланированные,
• текущие,
• выполненные.

Это самая элементарная структура, возможности по модернизации которой ограничены лишь вашим воображением.

Но это физические доски, мы же говорим о веб-приложении.

Вот как все выглядит в Trello:

Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы. Например, у нас это выглядит вот так:

Сейчас команда небольшая, но когда она достигала 50 человек, у каждого отдела была своя доска:

• Проджект-менеджмент («Клиенты и проекты»).
• Копирайтинг.
• Дизайн.
• Разработка.
• Реклама.
• Workflow (все ключевые рабочие процессы на одной доске).
• Внутренние задачи студии.

Бесплатность, причем не так называемая «условная», а freemium-модель — еще одно существенное преимущество Trello перед аналогами. В Trello можно полноценно работать совершенно бесплатно — и это не 30 дней, а навсегда.

Естественно, функционал будет урезан: количество интеграций и объем загружаемых файлов будут ограничены. Ах да, еще вы не сможете делать кастомный фон для досок.

Но и это не беда: сейчас Trello оформил партнерство с Unsplash, и обои можно выбрать из коллекции известного фотостока.

У Trello надежный открытый API. Толковый программист может сделать свой собственный клиент, настроив его практически под что угодно.

Trello работает не только в браузере. Вы можете скачать приложение для смартфона или таблета и пользоваться системой в пути. К слову, блоки удобно редактировать и перемещать даже со старенькой Nokia Lumia. Про iPhone и флагманы под Android я молчу.

Универсальность и гибкость Trello делают ее одной из самых комфортных систем организации дел для небольших команд. Если грамотно выстроить структуру компании в Трелло, то команда в 50+ человек сможет вполне комфортно взаимодействовать между собой, а вы как менеджер справитесь с контролем ключевых задач и процессов. Уверена, что 50 человек — не предел, но честно: больше мы не пробовали.

Чем Trello действительно хорош, так это возможностью быстро оценить прогресс по всем основным процессам сразу, в режиме реального времени и на одном экране.

Этот инструмент можно использовать как личный органайзер, дневник, список, коллективный to-do менеджер… даже как форум.

Сейчас Trello пользуются: редакция Нетологии, Тинькофф-Журнал, Лайфхакер и многие другие СМИ, контентные проекты и агентства.

Вы сами выбираете, по какому принципу организовывать списки и карточки на досках. По сути, программа универсальная и подходит как для личных целей, так и для предпринимательства.

Например, я люблю выстраивать списки по порядку работы. Первый столбик — это полезная информация / инструкции для сотрудников, а дальше этапы: входящие задачи, задачи в процессе, на проверке (утверждении), готовые, архивные. Как показала практика, так делаем не только мы.

Если процесс небольшой, то его можно отслеживать просто в карточке, создавая чеклист с этапами работы.

Более крупные процессы удобно мониторить в рамках одной доски. Например, так может выглядеть реализация контент-плана:

На доске «Клиенты и проекты» каждый столбец — это этап работы, через который проходит проект:

• Сбор информации.
• Копирайтинг.
• Дизайн.
• Верстка.
• Маркетинг.
• Архив.

В такой ситуации основная работа ведется в самой карте.

Одна карточка — один продукт:

Получите лучшие советы и рекомендации по работе в Trello

Лучшие подсказки и рекомендации по работе в Trello

Работайте эффективно и в свое удовольствие. Получите советы и рекомендации по работе в Trello, которые не только повысят вашу продуктивность, но и поднимут вам настроение.

Trello — это воплощение командного духа. Ответственное отношение, энергия и взаимоподдержка необходимы командам, чтобы вместе достигать больших целей. Мы тоже не останавливаемся на достигнутом.

Благодаря интересным настраиваемым возможностям участники могут проявить больше внимания к работе коллег и дать волю индивидуальным особенностям команды.

Посмотрим, какие возможности приготовила наша команда, чтобы порадовать вас.

В этом разделе вы узнаете о следующем.

• Обложки карточек
• Разделители карточек
• Реакции эмодзи
• Стикеры
• Праздничное конфетти
• Отметка карточки как выполненной
• Ярлыки

Добавляйте визуальные элементы в карточки, чтобы придать им неповторимый внешний вид. Карточки — основа Trello. Они могут представлять задания, протоколы собраний, отчеты команды и потенциальных клиентов, т. е. практически все что угодно.

В течение многих лет мы улучшали карточки, адаптировали их под ваши потребности, а также добавляли в них новые мощные функции и элементы, которые поднимут вам настроение. Давайте посмотрим, на что способны карточки Trello.

Обложки карточек — приятный и эффективный способ передать информацию не только словами, но еще и цветом или изображением. Можно добавить цвет или изображение в название карточки либо на ее переднюю сторону как полноценную обложку. Так карточки станут более узнаваемыми и информативными. Тот самый случай, когда все-таки стоит судить по обложке!

Нажав кнопку Card Cover (Обложка карточки), можно расположить обложку над названием или во всю высоту карточки (передняя сторона будет полностью скрыта). Вы можете загрузить для обложки собственное изображение, выбрать его из вложений карточки либо найти интересное фото в галерее Unsplash. Вдобавок ко всему можно выбрать цвет текста для названия карточки (темный или светлый).

Отделяйте карточки в колонках простыми линиями разрыва. Укажите три дефиса («—») в качестве названия карточки. Разделитель готов!
По мере развития доски разделитель можно переместить в пределах колонки, чтобы отделить другие карточки.

Любой офис, компания и организация в целом прежде всего создаются людьми. Люди процветают, работая вместе над интересным проектом. Чтобы сотрудники оставались в центре рабочего процесса, мы добавили в Trello небольшие, но важные и приятные возможности. Эти яркие штрихи не только скрасят ваш день, но и помогут в совместной работе, сделав общение непринужденным, теплым и попросту человечным.

Проявляйте эмоции в рабочем контексте. Любой участник, который хочет оставить комментарий к карточке Trello, может также ответить реакцией эмодзи. Когда в Trello происходит что-нибудь удивительное, не ограничивайтесь словами… добавьте эмоций! ????

Чтобы добавить реакцию, просто нажмите значок эмодзи под комментарием и выберите нужный символ. Либо нажмите уже добавленный символ эмодзи, чтобы усилить эффект.

Добавляйте стикеры Trello, чтобы придать карточкам индивидуальность. Запустили новую возможность? Добавьте стикер с кораблем или ракетой на переднюю сторону карточки, чтобы отпраздновать успех всей командой. Можно проявить еще больше креативности и добавить анимированные стикеры GIPHY.

Чтобы просмотреть набор этих стикеров, нажмите Show Menu (Показать меню) в правом верхнем углу доски Trello. Нажав кнопку Stickers (Стикеры), вы увидите статичные стикеры Trello, которые можно перетащить на доску.

В поле поиска введите ключевое слово GIPHY — и этот набор будет в вашем распоряжении.

Клиенты Business Class и Enterprise могут загружать собственные уникальные пользовательские стикеры. Хотите добавить чудесную анимацию на доску Trello? Ваш неповторимый мини-фильм будет готов всего за пару нажатий.

Что может быть радостнее, чем возможность отметить успех всей командой? Чувство торжества после проделанной работы и всех выполненных заданий — достойная награда за приложенные усилия.

Порадуйтесь дождю из конфетти, перетащив карточку в специальную колонку. Устройте себе праздник, просто поместив один из эмодзи ниже в название колонки.

Перетащите карточку в эту колонку… Ура!

Не останавливайтесь на достигнутом

Выполнив задание в Trello, обновите его статус, чтобы все участники команды узнали о вашем достижении (и могли выразить свое восхищение вашими талантами).

Вот пара способов объявить о своих текущих результатах.

• Создайте колонку «Готово» и перемещайте в нее карточки по мере выполнения заданий. Для удобства проведения стендапов и ретроспектив можно создавать новую колонку «Готово» каждую неделю.
• Если в карточку добавлены даты выполнения, добавьте для дат отметку о завершении, нажав флажок на задней стороне карточки. Красный значок карточки станет зеленым. Разве не здорово?
• Создайте метку для обозначения готовности (как насчет ярко-розового цвета?). Снабжайте меткой выполненные карточки.
• Создайте флажок «Готово» с помощью улучшения «‎Настройка карточек».
• Перетащите праздничный стикер в карточку, чтобы рассказать о своих достижениях.
• Архивируйте! Как говорится, с глаз долой — из сердца вон.

Приходите к победе быстрее, настроив для любого из вышеперечисленных пунктов правила автоматизации, которые не требуют написания кода.

В Trello есть множество горячих клавиш, которые позволят сэкономить время и попить кофе. Чтобы увидеть полный перечень, откройте Trello и нажмите клавишу вопросительного знака на клавиатуре либо ознакомьтесь с этим удобным списком.
Мы не сможем перечислить их все, но вот несколько примеров.

• Хотите быстро просмотреть все карточки на доске? Нажмите клавишу Q.
• Добавьте себя в карточку, наведя на нее курсор и нажав клавишу пробела. Добавляйте в карточки других пользователей, нажав клавишу M, чтобы передать им часть заданий.
• Не пропускайте важные даты. Добавляйте даты выполнения с помощью клавиши D.
• Нажмите сочетание клавиш Shift + Enter, чтобы сохранить карточку и перейти на ее обратную сторону. Два действия в одном!
• Откройте меню меток, нажав клавишу L, и отфильтруйте их с помощью клавиши F, чтобы найти нужные.

Как бесплатно автоматизировать Trello и повысить эффективность команды

Контроль исполнителей, перетаскивание карточек туда-сюда, обновление статусов и сроков – все это утомительно и отнимает много времени. В этой статье рассказываем, как автоматизировать менеджмент с помощью сервиса Butler для Trello.

Butler – ключ к эффективности

Butler – это улучшение к Trello, часть функций которого доступны бесплатно. Их достаточно, чтобы оптимизировать многие процессы. Разница только в том, что автоматизировать каждый элемент можно только 1 раз.

Butler предлагает несколько элементов для автоматизации действий: от добавления кнопок, которые запускают цепочку событий, до алгоритмов по триггерам (событиям) или датам.

Способы автоматизации

Правила

• Правила (Rules) – полностью автоматические цепочки действий, которые срабатывают после определенного события.
• Например, при переносе карточки в столбец «В работе» (триггер) для нее автоматически будет проставляться дедлайн в 3 дня.
• Таких триггеров в Butler много:

Разберем общий принцип работы с триггерами. Вам нужно:

1. Определить, какое событие запускает цепочку действий.
2. Задать последовательность действий, которые запустит Butler.

В первую очередь выберите триггер, срабатывание которого будет отслеживать Butler.

После создания триггера нужно указать, какие действия должен выполнить Butler.

Триггер только один, а список действий не ограничен. Вы можете перемещать карточки между листами, таблицами, менять или добавлять метки и исполнителей, добавлять комментарии и т. д.

Допустим, компания занимается продвижением сайтов. После запуска каждый проект проходит одинковые этапы:

• создается контент–план;
• план передается копирайтерам, затем корректорам;
• работа отправляется на согласование заказчику;
• согласовывается клиентом или снова отправляется в работу.

На каждом этапе привлекаются разные сотрудники, но действия для каждого этапа все равно одни и те же. Чтобы ускорить работу и снизить время на передачу этой задачи от одного сотрудника к другому, создаем следующую автоматизацию:

При добавлении карточки в список «Контент–план готов» карточка переносится из этого списка в лист «Работа над проектами», появляется пометка «Срочно», а к исполнителям добавляется копирайтер. Также автоматически проставляется дедлайн через месяц:

1. В случае, если задачу нужно назначить не конкретному сотруднику, а одному из копирайтеров, можно сделать следующее:
2. создаем карточку, добавляем к ней всех копирайтеров;
3. корректируем условия задачи.

Таким образом, при нажатии на кнопку в карточке дедлайн автоматически будет выставлен через 2 дня, а Butler сам назначит случайного копирайтера.

В итоге мы сэкономили время не только на действиях в интерфейсе, но и на постановке задачи.

Кнопки для карточки

Здесь принцип такой же, только в качестве триггера выступает не заранее прописанное действие, а клик по кнопке.

Выглядит это следующим образом:

Теперь рассмотрим подробнее, как это настроить.

К примеру, можно упростить назначение дедлайна к задаче. При клике мы добавляем себя к карточке и ставим срок – 2 дня от текущего момента:

Кнопка появляется не в карточке, а на всей доске:

Кнопка для доски немного ускоряет процесс архивации карточек.

При завершении недели или сдаче проекта просто нажимаем на кнопку, и все карточки из листа готово отправляются в архив:

Главные ограничения, которые мы встретим на бесплатном тарифе, такие:

• только одна автоматизация для каждой категории действий;
• только одно расширение.

Нужно взвешенно подойти к использованию этих ресурсов. К примеру, мы ограничены в количестве автоматизаций, но неограничены в количестве пунктов, которые к ним можно добавить. В этом случае можно не останавливаться только назначением исполнителя, но и перенести карточку в нужный лист, проставить дедлайн, добавить метки и т. д.

Что касается расширений, я советую использовать Repeat. Оно позволяет автоматизировать создание повторяющихся карточек и не использовать для этого Butler. Можно автоматизировать по дням недели, числам и т. д. Здесь также можно выбрать, в каком листе и на какой позиции появится карточка:

Также вам может понадобиться календарь, но он в Trello подключается через расширения, а мы уже заняли единственный слот.

Это ограничение тоже можно обойти и воспользоваться расширением для Chrome Planyway. Оно добавит в Trello календарь, а мы при этом не займем расширение.

Planyway позволяет назначать срок для карточки, а также визуально отображает карточки в календаре:

Срок проставляется не только в календаре, но и в самой карточке.

Идеи для автоматизации в Trello

После того, как мы разобрались, каким функционалом располагает Butler, можно рассмотреть примеры автоматизации.

Простановка срока, в который карточка переходит в работу

При добавлении участника в карточке автоматически назначается срок выполнения.

Перенос карточки в выполненное

При переносе карточки в лист «Выполненное» нужно проставить дату выполнения и добавить комментарий. Это нужно, чтобы сохранить срок готовности карточки.

Наше правило будет выглядеть следующим образом:

Смотрим в действии:

И комментарий тоже присутствует:

Комментарий тоже можно улучшить, добавив упоминание руководителя через @nickname. Тогда он получит уведомление.

Также можно пойти обратным путем. Если в карточке отмечены все чек-боксы, то она переносится в выполненное. После этого ее «подхватывает» наш первый скрипт и проставляет дату.

Кнопки внутри карточки

Я сторонник того, чтобы сложные автоматизации добавлять в Правила. Но если нужно автоматизировать немного действий, или если эти действия нельзя привязать к триггеру, кнопки будут просто незаменимы.

Например:

• Передача задачи в другой отдел. Создаем сценарий для кнопки, чтобы она перемещала карточку на доску с задачами этого отдела на следующую неделю и ставила срок выполнения.
• Принятие карточки в работу. Создаем сценарий, при котором кнопка добавляет вас к карточке, переносит ее в лист «В работе» и выставляет дедлайн.

В целом, доверьтесь Butler. Сервис с самого начала работы в Trello отслеживает ваши действия и фиксирует количество повторов каждого из них.

На основе этих данных Butler сам предложит, какие повторяющиеся действия можно автоматизировать именно вам.

Как The Telegraph используют Butler

Даже крупные компании внедряют в работу автоматизацию с помощью Butler. Так поступила, например, команда издательства The Telegraph. Об этом в своей статье пишет один из авторов блога Trello Джанет Меш.

• Trello позволила редакторам и журналистам сфокусироваться на работе и сэкономить время на постановке задач.
• Рассмотрим, как выглядит рабочий процесс The Telegraph в Trello.
• Журналисты и редакторы добавляют карточки (статьи) в лист Ideas&Watching и отмечают метками категорию, в которую планируют добавить будущую статью.

Статьи оцениваются, и, если тема согласована, переносятся на следующий лист – Commissioned. В «Пользовательские поля» (CustomFields) вносят информацию об авторе статьи, размере гонорара за статью, количеству символов, добавляют к карточке самого автора, выставляют дедлайн.

Добавляется метка Embargo, которая означает, что статья не должна быть опубликована. Ее удаляют, когда выходит срок карточки.

После написания статьи и добавления ее в «админку» карточка переносится в лист ContentCreated. На этом этапе ее проверяют на ошибки, и, если проверка пройдена, отправляют на следующий лист. Когда статья публикуется на сайте, карточку переносят в список Published и добавляют в нее ссылку на материал.

В 2 часа ночи все карточки в листе Published архивируются.

Если вы ранее не работали с Butler, не пытайтесь сразу изобрести велосипед. Для начала воспользуйтесь приемами, о которых рассказал я. Идеи для новых механик автоматизации придут в голову позднее, когда вы освоитесь в сервисе.

Тrello: гайд по настройке для новичков, или как мы организовали внутреннюю работу SMM-отдела — Сервисы на vc.ru

Копирайтер Интернет компании Юг, Алина Панова

{“id”:66639,”gtm”:null}

Мы пытались работать в разных сервисах (называть их имен мы, конечно же, не будем). Но ни с одним отношения не сложились. И тут мы встретились с Trello.

В самом начале знакомства с сервисом мы искали толковую инструкцию, которая бы показала все фишки по настройке программы. Но не нашли 🙁 Однако наши SMM-сердца чувствовали, что он – тот самый.

После нескольких месяцев работы мы изучили его вдоль и поперек. А теперь решили поделиться гайдом по пользованию Trello с вами.

С появлением в жизни SMM-отдела нового клиента на нас обрушивается тонна информации, которую нужно каким-то образом упорядочить. При этом, сделать это нужно так, чтобы данные были в свободном доступе для всех участников проекта.

Непосредственное ведение клиента также требует определенной систематизации.

Trello – сервис, в котором каждый участник может наблюдать процесс реализации проекта со стороны, а руководитель SMM-отдела контролировать ход выполнения работ.

Trello представляет собой набор досок с карточками. Их можно компоновать в различном порядке под определённую задачу. У каждой карточки есть лицевая сторона и изнанка, раскрыв которую, можно прикрепить внутрь:

Ими удобно разбивать задачу на мелкие подзадачи, отмечая галочками процесс выполнения. Текстом можно фиксировать время начала работы над каждым пунктом списка. Завершили работу над пунктом – ставите галочку. Строка динамики выполнения постепенно становится зелёной.

Используются так же, как и бумажные. Можно подписать для уточнения статуса карточки. Мы используем разные цвета для сотрудников и для уточнения хода выполнения задания: “в процессе”, “готово” или “срочно”, “важно”. А также клиенты разделяются цветовыми подписями. По ним в дальнейшем можно производить сортировку задач, просто вбив название группы карточек в строку “поиск”.

Прописанные время и дата будут отображаться на лицевой стороне карточки. Такая функция помогает не “проспать” дедлайны клиента и планировать работу в целом. Если к карточке подключён Заказчик (ниже расскажу, в каком случае это нужно делать), то дедлайны к своим задачам может проставлять он в зависимости от приоритетности.

Можно добавить к карточке всех участников задания. Очень удобно просматривать ход выполнения задания, если скачать приложение Trello на мобильный и включить push-уведомления. Руководитель сразу в курсе, что и кем выполнено, и кто подключился к проекту.

Прикрепляем с компьютера/телефона или выбираем с уже загруженных вами ранее файлов в Trello.

Сами таблицы можно структурировать по выбранными вами критериям. Например, их можно разделить:

Каждая новая доска посвящена одному проекту. Удобно тем, что можно видеть динамику. В случае необходимости – добавить внешних пользователей.

Например, Заказчика или сотрудников на фрилансе, которые работают конкретно над этим проектом. Заказчик в этом случае будет видеть процесс и сможет самостоятельно добавлять задачи и нужную информацию.

Например, никому не пересылая, прикрепить к задаче дизайнера новые фото объекта. Очень удобно и спасает от лишних рук)

Если у вас одна команда занята несколькими проектами или менеджер должен организовать работу специалиста, учитывая его степень загрузки по нескольким проектам, то ему придётся переключаться из одной доски в другую, тратя время и внимание.

• по временным отрезкам (неделям/месяцам)

Удобно ставить задачи и видеть полную картину рабочей недели по всем проектам. Мы работаем как раз по этой схеме. Подключаем бизнес команду и к ней – 4 доски на каждую неделю месяца. У каждого сотрудника ежедневный план работы прописывается списком задач в его карточке.

При этом, ей присваивается название «День недели+Имя сотрудника». Например, Понедельник Мария. Менеджерам проектов сразу видна загрузка нужных сотрудников и выполняются ли задачи в установленное время.

Если специалист по каким-то причинам “завис” на выполнении задачи, то менеджер может оперативно скорректировать процесс, переставив между аналогичными специалистами задачи.

Сложнее делать аналитику по конкретному проекту. Важно выделять стикерами каждый проект, не пропуская карточек. Это нужно, чтобы в дальнейшем можно было, нажав на карточку, отсортировать работы по конкретному проекту.

У Trello есть чат, который можно также настроить под бизнес-процессы. По ленте сообщений быстро пробежать глазами и понять, что сейчас в работе, не вникая в задачи на доске, и с помощью опции «ответить» оставить комментарий.

Опция неплохая, но нам пока как-то не зашла.

P.S. Сама программа бесплатная, но если вы – агентство, то понадобится расширенный функционал и статус Gold. А это уже за ₽.

Остались вопросы? Пишите в х.

{“contentId”:66639,”count”:0,”isReposted”:false,”gtm”:null}

{“id”:66639,”gtm”:null}