Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.
10 главных принципов планирования
- Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
- Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
- Подберите подходящие циклы работы и отдыха.
Например:
- 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
- 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.
Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе.
Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.
ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.
- Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
- Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
- По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
- Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
- Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
- Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.
КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.
- Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.
Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.
Учимся планировать на неделю, месяц вперед
Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.
Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.
- Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.
- Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.
Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.
Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:
- намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
- сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
- на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
- детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.
КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.
Что делать, когда у вас завал на службе?
Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.
Пошаговое руководство для ликвидации завалов:
- Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
- Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
- Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
- Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
- Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
- Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
- Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
- Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.
ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!
Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.
Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.
Как найти время, чтобы заняться домашними делами?
Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.
Приготовление пищи
Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.
- Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
- Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
- Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
- Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
- Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.
Уборка
Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.
- Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
- Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
- Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.
Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.
СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.
Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.
Советы психолога
Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.
- Высыпайтесь. Это одна из ваших главных задач. 7-8-ми часовой сон необходим для хорошего самочувствия и сохранения здоровья.
ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.
- Не пропускайте завтрак. Чашка кофе поможет взбодриться, но не насытит. Мозговая деятельность стимулируется питательными веществами, не заставляйте мозг голодать.
- Обеспечьте себе хорошее настроение с самого утра. Не читайте новости, не смотрите телевизор перед работой. Приятная музыка, легкая гимнастика, вкусный завтрак настроят вас на продуктивный день. Утром можно даже заниматься спортом без ущерба для службы.
- Соцсети поглощают вашу энергию в огромных количествах. В результате уменьшается способность фокусироваться на важном, творчески мыслить. Откажитесь от соцсетей на несколько дней и вы удивитесь, насколько выросла продуктивность работы. Почитайте также статью про то, как не отвлекаться на интернет.
- Помните, вам нужно планировать день не для того, чтобы все время работать, а для того, чтобы иметь баланс, жить полноценной жизнью. Не забывайте планировать отдых, занятия фитнесом, прогулки. В конце концов, вспомните про личную жизнь.
35 способов Как много успевать и Как всё успеть сделать за один день
Иногда кажется, будто мы живем в мире идеально продуктивных людей, которые прошли специальный тренинг «Тайм-менеджмент для гениев», поняли, как все успеть за один день и делать много дел, а ты в это время в очереди за хлебом стоял. И теперь можешь только хлопать ресницами и недоумевать, как люди все успевают. А потом вздыхать и идти гуглить «как все успевать». Ну, или хотя бы «как успевать много, больше, чем сейчас».
Я была в этой лодке. У меня тоже был период, когда я ничего не успевала, утопала в заданиях по работе, не давала себе отдыха достаточно и вовремя, потому что «хочу много успевать, делаю недостаточно, как успевать больше — правильно, меньше отдыхать»… И да, вы угадали: потом я выгорела.
35 способов, как много успевать
Я сделала кое-какие выводы. И хочу поделиться этим с вами.
Когда вам хочется успеть многое, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день — мозг впадает в прострацию.
Он не понимает, что от него требуется, за что хвататься. Он словно стоит перед огромной горой дел и не понимает, как успеть сделать все дела за день.
И он решает «Давай сначала кофе попьем, а потом что-нибудь с этим решим. Попил кофе? А в соцсетях посидел? Со всеми коллегами поговорил? Ну, тогда давай сделаем какое-нибудь совсем маленькое дело, а то я уже устал». И вопрос «как многое успевать за день» остается без ответа.
Чтобы так не было, нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много нужно успеть. План помогает не впадать в подсознательный страх перед грудой дел, а выявить в ней два-три главных и сразу же приступать к решению.
Таким образом в конце дня вы будете усталым, но удовлетворенным, потому что успел много сделать, причем быстро, и уже понимаешь, что делать дальше, и как успевать больше и завтра тоже.
2. Составлять список дел
Чтобы успевать делать много дел и понять, как организовать свое время, чтобы все успевать, необязательно составлять точное расписание. Достаточно списка дел. Он помогает выделить главное, то, чему вы уделите основное внимание.
Важно знать, что основная задача списка дел — разгружать мозг.
Другими словами помогать ему не тратить ресурсы на удержание в памяти тысячи мелочей и планов.
Поэтому записывать нужно буквально всё — только тогда списки дел и будут работать. Об этом пишет Дэвид Аллен (David Allen), автор теории Getting Thing Done (дословно: держи дела сделанными).
3. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле
Вы наверняка уже не раз слышали о вреде многозадачности, особенно если вам много надо успеть за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать.
Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже взгляд на уведомление в телефоне — уже нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление нужно не меньше 15 минут. Поэтому отвлекаться — нерационально.
И уж тем более нерационально в погоне за желанием успевать делать много дел пытаться совместить одну задачу с другой, например, смотреть лекцию и попутно делать рабочую презентацию. В итоге вы не усвоите ничего из лекции, она будет просто шумом на фоне, и сделаете презентацию за 2-3 часа, хотя могли бы уложиться в один. Это нерациональный расход временных ресурсов.
Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы сделаете ее быстрее, меньше устанете (мозгу проще заниматься одной деятельностью, а не двумя) и быстрее сможете отдохнуть.
4. Избегайте хронофагов
То есть, пожирателей времени. Всего, что вы делаете, но оно не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.
Основной принцип работы с хронофагами: нужно заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая подводит вам к хронофагу.
- Пример: у вас есть привычка сразу после пробуждения залезать в соцсети с мыслью «только проверю новости», и в итоге застревать там на несколько часов.
- Что нужно сделать: заранее решить, что вы либо не будете заходить в соцсети, либо, если это произошло, проведете там не больше десяти минут (можно поставить таймер).
- Принцип здесь следующий: в хронофаг вы проваливаетесь, потому что вашему мозгу легче выбрать хронофаг, чем придумать, как организовать свое время, чтобы все успевать, и заниматься работой. Продумывая заранее свои действия, вы даете мозгу костыль, на который он сможет опереться и вспомнить: «Ага, я же решил в такой ситуации сделать вот это! Так и поступлю».
Никакой мистики — сплошная нейробиология и когнитивистика.
5. Разбивать большие задачи на маленькие
Большая ошибка в попытках понять, как организовать свое время, чтобы все успевать — ставить себе глобальные цели, вроде «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью».
При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут.
Эти действия нужно продумать. Составить список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и провести свой мозг по ним к конечной цели.
Такими маленькими шагами вы придете к конечному результату, даже не успев толком устать в процессе. А потом коллеги будут брать у вас консультации о том, как распределить свой день, чтобы все успеть, и льстить вашему самолюбию.
6. Используйте интервальный метод работы
Его открыл Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman), нейрофизиолог. Он выявил, что работе мозга свойственна интервальность. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.
Как все успевать: 15 золотых правил
Приветствую Вас, друзья!
Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:
Почему так трудно все успевать?
Существует множество причин, и вот основные из них:
- Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
- Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
- Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
- Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
- Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.
С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.
Наша программа, состоит из 3-х частей:
- Создание полезных привычек;
- Планирование и расставление приоритетов;
- Увеличение эффективности;
Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!
Часть 1: Полезные привычки
Начните раньше вставать
Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.
Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно.
Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей.
Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.
Составляйте список дел на день
Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.
Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке.
Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания.
Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее.
В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.
Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.
Приучите себя к порядку
Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.
Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.
Избавьтесь от «пожирателей времени»
Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.
Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц.
сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем.
Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.
Решайте проблемы вовремя
Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел.
Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой.
Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.
Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.
Часть 2: Планирование и приоритеты
Самое трудное – в первую очередь
Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день.
Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия.
Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.
Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.
Используйте правило 20/80
Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.
Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения.
А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные.
Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.
Разбивайте крупное дело на мелкие
Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени.
Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом.
Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.
Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.
Устраняйте лишнее
Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность.
Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными.
Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.
Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило.
Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?».
По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.
Оптимизируйте свои дела
Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.
Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.
Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты.
Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером.
Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?
Часть 3: Эффективность
Сконцентрируйтесь на 1 деле
Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.
Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.
Помните об отдыхе
Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно.
В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных.
Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.
Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых.
Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых.
Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.
Исключите отвлекающие факторы
Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!
Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.
Засекайте время
Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.
Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.
Вознаграждайте себя
Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.
Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала.
Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда.
Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.
Пройти обучающий вебинар
Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:
- Сконцентрироваться на важном.
- Снизить уровень стресса и тревоги.
- Улучшить качество сна и отдыха.
- Уменьшить рассеянность внимания.
- Избавиться от токсичных мыслей.
Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.
- Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.
- Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.
- Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!
8 способов перестать чувствовать себя перегруженным на работе
Все (ну или хотя бы большинство из нас) чувствуют себя перегруженными на работе. Кажется, что ты ничего не успеваешь, а устаешь так, как будто выполняешь работу за себя и за того парня.
Это ощущение вызвано постоянно растущими требованиями нашего времени, а также отвлекающими факторами, конечно же.
Как итог — чувство беспокойства, стресс и эмоциональное выгорание, которые мешают нормально функционировать не только на работе, но и дома.
Если ты чувствуешь себя перегруженным на работе, вот восемь стратегий, которым ты можешь следовать.
1. Записывай всё, чтобы разгрузить свой разум
Первое, что ты можешь сделать, чтобы снизить нагрузку и стресс, — это изложить на бумаге список всех незаконченных задач или дел на день. Таким образом ты избавишь себя от необходимости постоянно держать в уме то, что тебе следует выполнить, и снизишь риск забыть о неотложных делах.
К слову, записывать можно не только то, что тебе нужно сделать по работе. Порой на рабочем месте наши мысли заняты личными проблемами и переживаниями — их ты тоже можешь записать.
К примеру, если ты поссорился с любимым человеком перед приходом на работу, то можешь добавить в свой график дел пункт «помириться» или «купить цветы по дороге домой».
Это избавит тебя от чувства подавленности и позволит вздохнуть с облегчением хотя бы на время.
2. Реши, сколько времени потребуется на выполнение твоих задач
После того как ты «опустошишь голову», просмотри свой список и оцени, сколько времени потребуется на выполнение рабочих задач. Внушительный перечень дел пугает только с первого взгляда. Может оказаться, что некоторые задачи займут у тебя всего лишь пять или десять минут, а остальные — не больше получаса.
Не беспокойся об этом. Просто сосредоточься на том, чтобы оценить, сколько времени тебе понадобится, чтобы выполнить каждый пункт в плане в меру твоих возможностей. Когда ты чувствуешь, что загружен, и не можешь справиться с накопившимися делами, бывает полезно прикинуть, сколько времени на самом деле ты должен потратить.
7 способов понять, почему ты считаешь свою работу бесперспективной
Закон Паркинсона гласит, что работа заполнит всё время, которое у тебя есть, и мы, люди, ужасно оцениваем, сколько времени потребуется на решение всех наших дел.
Мы можем использовать закон Паркинсона в наших интересах. Если ты рассчитал, что для составления пяти писем потребуется девяносто минут, сократи время до одного часа. Аналогичным образом, если ты оценил, что подготовка презентации проекта займет у тебя три часа, сократи время до двух.
Сокращение времени дает тебе два преимущества. Во-первых, очевидно, что ты выполнишь свою работу быстрее. Во-вторых, ты подвергнешь себя небольшому давлению, пытаясь уложиться в меньший срок, и тем самым снизишь вероятность того, что в процессе ты будешь отвлекаться или позволишь себе отложить дела на потом.
Когда мы переоцениваем срок выполнения какой-либо задачи, подсознательно наш мозг понимает, что у нас еще много времени, и играет с нами злую шутку — мы пролистываем ленту «Инстаграма», ходим за кофе или позволяем коллегам прерывать нашу работу офисными сплетнями. Небольшое ограничение времени предотвращает это, и мы становимся более сосредоточенными и выполняем больше работы за меньший временной промежуток.
4. Отмечай дела в календаре или ежедневнике
Просмотри свои дела и запланируй в календаре время для их выполнения. Сгруппируй похожие задачи.
К примеру, определи время, в которое ты будешь обрабатывать все письма сразу, чтобы не отвлекаться на проверку электронной почты в течение дня.
Точно так же, если тебе нужно написать отчет или подготовить презентацию, добавь эти пункты в свой календарь и рассчитай, сколько времени займет каждая из этих задач.
Когда все важные дела, которые тебе нужно сделать за день/неделю/месяц, находятся у тебя перед глазами, тебе становится легче, потому что ты знаешь, что запланировал их выполнение, и тебе больше не кажется, что времени катастрофически не хватает.
5. Принимай решения
Для тех вещей, которые ты записал и которые у тебя на уме, разработай план действий. Просто прими решение, что ты будешь делать с каждой из задач. Ты думаешь об этих делах только потому, что еще этого не сделал.
Если у тебя возникла проблема с коллегой, другом или любимым человеком, подумай о том, как лучше всего ее решить. Чаще всего простой разговор с вовлеченным человеком проясняет ситуацию и автоматически решает проблему.
Если это более серьезная проблема — реши, как лучше с ней бороться. Поговори со своим начальником или попроси совета у коллеги. Главное, что бы ты ни делал, не игнорируй проблему.
Это не устранит ее, а только заставит тебя раз за разом возвращаться к мыслям о ней.
Чем раньше ты внесешь хоть какую-то ясность в ситуацию, тем быстрее проблема будет решена, а ты избавишься от источника стресса, мешающего тебе нормально работать.
6. Действуй
Перегруженность не всегда возникает из-за нехватки времени или слишком большого количества работы — она также может быть вызвана нежеланием действовать.
К примеру, тебе не очень хочется разгребать электронные письма, и поэтому ты оттягиваешь этот момент, занимая себя другими делами.
В конце концов тебе всё равно придется взяться за просмотр электронной почты и рассылку ответов, но прежде чем ты это сделаешь, ты здорово себя измотаешь.
Не хочется делать что-то? Сделай это сразу, как только проблема нарисовалась на горизонте. Приятно осознавать, что впереди тебя будут ждать дела, которые не вызовут раздражения.
9 шагов, которые помогут тебе уверенно действовать и принимать решения
Если ты из тех людей, которые искренне верят, что обеденный перерыв дан для того, чтобы закончить всё, что они не успевают сделать вовремя, то вопросов, почему ты чувствуешь себя подавленным, быть не может. Зато есть один совет: вставай и иди.
В столовую, на улицу покурить, в магазин за бутером с кофе или хотя бы перекинуться парой предложений с коллегами.
Используй это время для того, чтобы немного развеяться и отдохнуть, иначе запас твоих сил быстро иссякнет, и ты не то что не продвинешься дальше своих коллег, а, напротив, даже отстанешь.
8. Не бери на себя слишком много
Есть ли смысл напоминать тебе о том, что, пока ты не разберешься со своими задачами, брать на себя чужие как минимум неразумно? Дозируй количество дел, которыми ты занимаешься в течение дня. Не бери на себя больше, чем сможешь выполнить. Оценивай свои силы адекватно.
Научись вежливо отказывать в помощи тогда, когда у самого дел по горло, а также четко обозначать свои обязанности в командной работе. Не позволяй окружающим вызывать у тебя чувство вины или каким-либо другим образом перекладывать на тебя свои задачи.
Загрузка...
